Tipps zum Erstellen und Versenden einer Pressemappe

Zur Ausstattung eines jeden Unternehmens gehört eine Pressemappe. Sie ist das, was bei einem Handwerker sein Werkzeugkoffer ist, und sollte – vergleichbar wie bei diesem – sowohl alles Wichtige enthalten, immer gepflegt und auf dem neuesten Stand sowie zur Hand sein. Bei Pressekonferenzen ist dies auch heute noch der Fall; um einen Journalisten auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen, wurden diese Pressemappen in Zeiten vor dem Web 2.0 per Post versendet. Dies ist heutzutage nur noch selten der Fall, trotzdem sollte die Wichtigkeit einer Pressemappe nicht unterschätzt werden.

Sinn und Zweck einer Pressemappe

Ohne Öffentlichkeitsarbeit kommt kein Unternehmen aus. Wichtig ist es dabei, sich bewusst zu machen, dass Öffentlichkeitsarbeit deutlich von Werbung und Marketing abzugrenzen ist. Öffentlichkeitarbeit zielt nicht darauf ab, direkt zu verkaufen, sondern es geht darum, Informationen und Fakten über ein Unternehmen zu vermitteln. Die Pressearbeit ist ein wichtiger Bestandteil der Öffentlichkeitsarbeit, denn über die Medien erreichen Unternehmen etliche Bezugsgruppen auf einmal.

Haben Sie bisher nur einzelne Pressemitteilungen genutzt, dann werden Sie mit diesem Vorgehen schnell an Grenzen stoßen, denn Pressemitteilungen allein, die im Normalfall nicht länger sind als ca. eine DIN a 4 Seite,  sind nicht in der Lage, wichtige Unternehmensinformationen wie Hintergrundinformationen, diverses Bildmaterial oder Interviews zu transportieren.

Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen über eine Pressemappe verfügen. In der Pressemappe sind sämtliche wichtigen Unternehmensinformationen übersichtlich zusammengefasst.

Für interessierte Redakteure bietet die Pressemappe einen Schnellüberblick über wichtige Unternehmensfakten, die unentbehrlich sind, wenn es darum geht, über ein Unternehmen in den Medien zu berichten.

Was aber gehört nun genau in eine Pressemappe?

Bestandteile einer Pressemappe

Deckblatt

Jede Pressemappe sollte über ein Deckblatt verfügen. Auf dem Deckblatt sollte das Unternehmen benannt sein und auch ein Ansprechpartner samt Kontaktdaten genannt werden. So können Redakteure bei Bedarf ohne langes Suchen bei etwaigen Anfragen oder Rückfragen Kontakt aufnehmen.

Inhaltsverzeichnis

Nachdem es Sinn und Zweck einer Pressemappe ist, Redakteure schnell und umfassend über ein Unternehmen zu informieren, darf ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis in keiner Pressemappe fehlen.

Tipp: Das Inhaltsverzeichnis sollte nicht am Ende der Pressemappe stehen, sondern vielmehr sofort beim Aufschlagen zu sehen sein.

Firmeninformationen – Fact-Sheet

Was in einer Bewerbung der Lebenslauf ist, ist in der Pressemappe das Fact-Sheet. Es bietet am besten in tabellarischer Form einen Überblick über sämtliche wichtigen Stationen, die das Unternehmen durchlaufen hat. Wichtige Unternehmensstationen können in sehr kurzen Sätzen bzw. in Stichpunkten kommentiert werden.

Fakten, die in das Fact-Sheet gehören:

• Inhaber
• Geschäftsführer und deren Stellvertreter
• Datum der Unternehmensgründung
• Firmensitz / Filialen
• Zweck des Unternehmens
• Zahl der Mitarbeiter
• Welche Produkte oder Dienstleistungen werden angeboten
• Wer ist die Zielgruppe?
• Nennung von Produkteinführungen, Eröffnung von Filialen etc.
• Angabe der angestrebten Ziele für die kommenden Jahre

Am Ende des Fact-Sheets stehen die Kontaktdaten (Pressekontakt) inklusive Telefonnummer mit Durchwahl sowie die E-Mail Adresse des Pressekontakts.

Tipp: Das Fact-Sheet ist nicht zwingend in tabellarischer Form zu erstellen. Die Fakten können auch durchaus ausformuliert werden. Allerdings ist ein Datenblatt deutlich übersichtlicher als ein ausformulierter Text.

Pressemitteilungen

Ebenfalls Bestandteil jeder Pressemappe sind Pressemitteilungen. Sie sollten hier nicht jede einzelne Pressemitteilung, die jemals veröffentlicht wurde, beilegen. Stattdessen sollten Sie eine aktuelle Pressemitteilung anfügen sowie zwei bis drei Pressemitteilungen aus der Vergangenheit.

Presseecho

Wurde in den Medien bereits über Ihr Unternehmen berichtet, dann können Sie positive Zitate aus Presseberichten unter Angabe der Quelle zusammenfassen und der Pressemappe beifügen. Nutzen Sie für diesen Bereich der Pressemappe den Titel „Presseecho“.

Bildmaterial

Aussagekräftiges Bildmaterial ist ein außerordentlich wichtiger Bestandteil jeder Pressemappe. Die Bilder sollten hochwertig sein und die in der Pressemappe enthaltenen Informationen illustrieren.

Tipp: Als Bildmaterial geeignet sind z.B. Fotos der Inhaber / Geschäftsführer und Produktfotos. Aber auch Collagen oder Grafiken können Teil der Pressemappe sein.

Zusatzmaterial

Nachdem die Pressemappe die Basis einer Berichterstattung für Redakteure ist, kann es über die genannten Elemente hinaus sinnvoll sein, der Pressemappe zusätzliches Material beizufügen. Je nach Anlass kann die Pressemappe eventuell mit Datenblättern, Biografien, Interviews, Imagebroschüren etc. ergänzt werden.

Visitenkarte

Für die Presse bei Rückfragen und Anfragen einfach erreichbar zu sein, ist selbstverständlich das A und O, denn schließlich gilt es alles dafür zu tun, damit eine Berichterstattung in den Medien erfolgt. Durch das Anheften einer Visitenkarte des Ansprechpartners kann eine erforderliche Kontaktaufnahme weiter erleichtert werden.

Tipp: Der Pressemappe kann durchaus auch ein kleines Werbegeschenk beigefügt werden. Kleine Werbegeschenke werden von jedem gerne entgegengenommen. Gerade Werbegeschenke wie Kugelschreiber mit Firmenlogo oder Blöcke können sich zudem auch bei Pressekonferenzen als nützliche Hilfsmittel erweisen!

Wie sollte die Pressemappe optisch gestaltet sein?

Ein weiterer Punkt, der bei der Erstellung einer Pressemappe beachtet werden sollte, ist deren optische Gestaltung. Hier gibt es ein paar Richtlinien, die nach wie vor Gültigkeit haben:

• Zeilenabstand: 1 ½ facher Zeilenabstand.
• Ein Rand von 5 cm bietet die Möglichkeit für Notizen.
• Das Schriftbild ist einheitlich zu gestalten.
• Lediglich für Überschriften sollten Hervorhebungen beispielsweise durch Fettdruck erfolgen.
• Nennung des Datums sowie des Verfassers samt vollständiger Kontaktdaten.

Tipp: Wichtig ist es, die Informationen in der Pressemappe immer auf dem neuesten Stand zu halten!

Überladen Sie die Pressemappe nicht!

„Weniger ist mehr“ – dieser Spruch gilt auch für die Pressemappe. Sie sollte nicht mit Papier überfüllt sein, sondern vielmehr auf den jeweiligen Anlass abgestimmte Informationen enthalten. Der Fokus sollte in der Tat auf dem Wesentlichen liegen! Gerade wenn Pressemappen auf Messen verteilt werden, sollte bedacht werden, dass Redakteure sicherlich die Pressemappe verschiedener Unternehmen mitnehmen. Vor allem auf Werbebroschüren kann in einer Pressemappe gut verzichtet werden.

Alles, was in eine Pressemappe gehört im Kurzüberblick

• Unternehmensprofil: relevante Informationen über das Unternehmen, kurz und knapp aufgelistet, ähnlich einem tabellarischen Lebenslauf (beispielsweise Gründungsjahr, Anzahl der Mitarbeiter, eventuelle Fusionen etc.). eine Länge von circa 1 DIN A 4-Seite genügt!
• Lebensläufe der Vorstandsmitglieder, Inhaber, Geschäftsleitung
• Aktuelle Pressemeldungen (maximal drei!)
• Auflistung der Produkte/Dienstleistungen
• Preisliste der Produkte/Dienstleistungen
• Fotos vom Unternehmen beziehungsweise der Produkte
• Visitenkarten oder andere Kontaktinformationen

Pressemappe: Gedruckte oder digitale Version?

Wir leben im digitalen Zeitalter, daran besteht kein Zweifel. Genau aus diesem Grund wird sich sicherlich so mancher Unternehmer die Frage stellen, ob eine Pressemappe in digitaler Form nicht völlig ausreichend ist und auf eine gedruckte Version der Pressemappe komplett  verzichtet werden kann.

Doch sowohl die digitale Pressemappe als auch die gedruckte Pressemappe haben ihre Vorteile. Daher sollte jedes Unternehmen sowohl über eine digitale als auch über eine gedruckte Pressemappe verfügen.

Der Vorteil von digitalen Pressemappen

Heutzutage ist es natürlich viel einfacher und auch kostengünstiger für ein Unternehmen, seine Pressemappen online zu versenden. Die Regeln für deren Erstellung sind identisch mit denen für eine „herkömmliche“ (aber bitte im PDF-Format!), nur lassen sich in eine digitale zusätzlich noch Audio- oder Videomaterial einbauen. Dies können beispielsweise kleine Filme sein, die über das Unternehmen gedreht wurden, Interviews mit Verantwortlichen, Radio- oder Fernsehwerbung.

Die Möglichkeiten hierfür sind groß und werden gerne genutzt, zumal sich das visuelle beziehungsweise auditive nachhaltiger einprägt als das gedruckte Wort. Die digitale Pressemappe kann dabei nicht nur zum Download angeboten, sondern z.B. direkt auf der eigenen Unternehmenswebseite eingebunden werden, sodass der Inhalt der Pressemappe ohne Herunterladen direkt auf der Webseite gelesen werden kann.

Möchte man die digitale Pressemappe in dieser Form Nutzern auf der eigenen Webseite zugänglich machen, stehen hierfür diverse Tools zur Verfügung wie z.B. Flipviewer.com oder auch Issuu.com.

Nachdem ein Account auf einer der genannten Seiten erstellt wurde, wird die gesamte Pressemappe in den erstellten Nutzeraccount geladen. Man erhält dann einen Code, der einfach auf der eigenen Unternehmensseite eingefügt werden kann. Und schon steht die interaktive Pressemappe bereit!

Nachdem eine digitale Pressemappe zu mehr Aktivität führt, muss außerdem in jedem Fall sichergestellt werden, dass sämtliche bereitgestellt Informationen nicht veraltet sind und Links nicht auf Fehlerseiten verweisen. Digitale Pressemappen, die nicht aktuell sind und fehlerhafte Verlinkungen enthalten, sind peinlich und unprofessionell. Sie sollten also in jedem Fall sicherstellen, dass Ihre digitale Pressemappe stets auf dem aktuellen Stand ist!

Vorteile der gedruckten Pressemappe

Doch auch heute bevorzugen viele Journalisten noch eine gedruckte Version der Pressemappe. Um als Unternehmen sicher zu sein, dass generell erste einmal Interesse von deren Seite besteht, sollte man von daher erst einmal seine Pressemappe digital versenden und darauf hinweisen, dass eine kostenlose Druckversion möglich sei. Ganz unbeliebt bei Journalisten hingegen sind Links zum Download relevanter Informationen. Schließlich möchte das Unternehmen etwas von dem Journalisten und kann somit nicht erwarten, dass sich dieser noch die Mühe macht, irgendwelche (unangeforderten) Informationen zu besorgen. Ein weiterer Vorteil der gedruckten Pressemappe ist, dass Sie mit Extras wie kleinen Werbegeschenken ausgestattet werden kann.

Digitale Pressemappe oder gedruckte Pressemappe? – Auf den Anlass kommt es an!

Welche Variante der Pressemappe an Journalisten ausgehändigt wird, das hängt im Wesentlichen vom Anlass ab. Auf Pressekonferenzen sollte die Pressemappe z.B. sowohl in gedruckter als auch in digitaler Version ausgehändigt werden. Die gedruckte Pressemappe bietet Journalisten schon während der Pressekonferenz die Möglichkeit, in der Pressemappe zu blättern und eventuell Notizen zu machen. Sind sie nach der Pressekonferenz zurück in der Redaktion, kann etwaiges Bildmaterial einfach von der digitalen Pressemappe übernommen werden. Auch auf Messen sollte stets sowohl eine gedruckte als auch eine digitale Pressemappe verteilt werden.

Fazit: die digitale Pressemappe ist zwar einfach und kostengünstig in ihrer Handhabung, kann aber – zumindest momentan – die herkömmliche nicht komplett ersetzen. Empfehlenswert ist es, sowohl über eine digitale Pressemappe als auch über eine gedruckte Pressemappe zu verfügen. So hat man für jeden Anlasse die richtige Ausführung der Pressemappe parat.

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