Pressemappe aktualisieren, Presseverteiler aktualisieren: So geht´s!

Der Frühling naht – für viele Menschen eine willkommene Gelegenheit, einen Frühjahrsputz zu starten. Raus mit Staub, Unbenutztem und Überflüssigem, um Platz für Neues zu schaffen. So wie Millionen Hausfrauen agieren, sollten auch Unternehmen handeln, und zwar im Umgang mit ihrer Pressemappe und ihrem Presseverteiler. Auch diese so wichtigen Instrumente sollten dringen auf ihre Aktualität hin überprüft und gegebenenfalls neu gestaltet werden.

Pressemappe aktualisieren: Was ist zu tun?

Zunächst einmal ist es wichtig, dass eine Pressemappe immer aktuell gehalten ist. Sie ist als eines der Aushängeschilder eines Unternehmens anzusehen, und wenn dieses Daten beziehungsweise Kontakte enthält, die veraltet oder gar überhaupt nicht mehr zuständig sind, wirft das kein gutes Licht auf das Unternehmen an sich. Daraus folgt, dass zunächst einmal geprüft werden sollte, inwieweit die betrieblichen Ansprechpartner, die in der Pressmappe erwähnt werden, auch noch tatsächlich diese Funktion innehaben. Darüber hinaus sollte eine Überprüfung der Emailadressen und Telefonnummern besagter Personen erfolgen. Sind diese nicht mehr aktuell, ist es selbstverständlich, dass sie auf den neuesten Stand gebracht werden.

Danach sollte der Fokus auf jene Inhalte gerichtet werden, welche bereits im vergangenen Jahr nicht von Interesse gewesen sind. Diese Altlasten, die niemandem von Nutzen sind, können problemlos entsorgt werden. dabei kann ruhig großzügig verfahren werden, denn eine allzu dicke Pressemappe zeugt nicht etwa von einem großen Unternehmen, sondern eher von einem schlecht organisierten…

Zu beachten ist, dass die Aktualisierung einer Pressemappe nicht nur für jene in Printform durchgeführt werden sollte, sondern auch für die digitale Version.

Neue Inhalte in Pressemappe einfügen

Zu einer Aktualisierung der Pressemappe gehört es nicht nur, sich von Altem zu trennen, sondern auch, neue Inhalte einzupflegen. Sämtliche Änderungen und Innovationen, welche sich seit der letzten Aktualisierung ergeben haben, können nun eingefügt werden. zu beachten ist dabei die richtige Reihenfolge: zuerst Überflüssiges und nicht mehr Aktuelles entfernen, danach neue Inhalte einfügen.

Presseverteiler aktualisieren

Nicht nur die Pressemappe, sondern auch der Presseverteiler sollte einen Frühjahrsputz erhalten. Dabei geht es in erster Linie darum, die Qualität des Verteilers zu erhöhen – nicht die Quantität. Ein Aufräumen der Adressdaten ist demzufolge nicht identisch mit einem Adressensammeln!

Vielmehr ist es wichtig, dass die vorhandenen Kontaktdaten nicht nur bezüglich ihrer Aktualität kontrolliert, sondern auch in verschiedene Kategorien eingeteilt werden: Region, Fachspezifität, Gattung. Dies Procedere ist insofern sinnvoll, als dass verschiedene Ansprechpartner unterschiedliche Pressemitteilungen erhalten und auch unterschiedlich angesprochen werden.

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