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7-Punkte-Checkliste "Ballplanung" von Engler Entertainment Musikproduktionen

Tanzpaar

Ja, gerade jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Planung einer Ballveranstaltung, sei es ein Kostüm- oder Maskenball, für die kommende Saison in Angriff zu nehmen!

Alle Erfahrungen und Erlebnisse der laufenden Saison fließen dann in die Planung ein, auch sollte ein Jahr Vorlaufzeit auf jeden Fall kalkuliert werden.
Also: Jetzt schon an die Planung der nächsten Ballsaison denken!

Antje Engler von Engler Entertainment Musikproduktionen hat eine Checkliste zusammengestellt, die als Leitfaden bei der Planung verwendet werden kann.

1. Das Ballkomitee

Die Organisation eines Balles ist eine schöne und verantwortungsvolle Aufgabe.
Für eine gezielte Vorbereitung ist die Zusammenstellung des Ballkomitees, also eines Kernteams von ungefähr 2 bis 4 Personen und die Verteilung der zentralen Aufgaben einer der ersten und wichtigsten Punkte, der viel Zeit und Geld sparen kann.
Im Laufe der Zeit verteilen diese Hauptverantwortlichen die weiteren Aufgaben an andere Personen.

2. Das Wichtigste zuerst!

Das Ballkomitee legt als erstes die Eckpunkte der Veranstaltung anhand der W-Fragen fest:
Was? Wann? Wo? Für wen?
Die Anzahl der Gäste, die erwartet werden, ist dabei eine entscheidende Größe, z. B. bei der Auswahl der Location.

3. Budgetplanung

Die Größe und die Art der Veranstaltung bestimmen das nötige Budget - mit einer guten Einteilung dieses Budgets steht und fällt das Gala-Event!
Wichtig: Kommen Sponsoren oder Partner in Frage, die das Budget entlasten können?
Z. B. zum Anlass passende Getränke-Sponsoren?

4. Einholung von Angeboten

Frühzeitiges Einholen verschiedener Angebote für die wichtigsten Dienstleistungen beim Ball, also für Catering, Technik und vor allem für die Musik lassen genug Zeit, um die Angebote zu vergleichen und sich zu entscheiden.

5. Wahl der Band bzw. des Tanzorchesters und Auswahl der Tanzmusik

Ein guter Ausgangspunkt ist die Altersstruktur der zu erwartenden Gäste:
Vorwiegend klassische Tänze wie Walzer und Foxtrott, wenn sich das Publikum eher mit 50+ beschreiben lässt - mindestens ebenso viele lateinamerikanische und moderne Rhythmen wie Tango, Samba, Cha-Cha-Cha oder Disco-Fox bei einem eher jüngeren Publikum.
Hier ist auch zu entscheiden: moderne Cover-Band oder - wie bei einem Opernball - ein klassisches Tanzorchester bzw. Unterhaltungsorchester.
Nach der Auswahl des Orchesters nicht vergessen, einen Vertrag abzuschließen!

6. Marketing-Maßnahmen

Dazu gehören: Zeitungsannoncen, Plakate und Flyer, Versand von Einladungen, Social Media und Newsletter-Versand.

7. Genauer Programmablauf

Alle oben genannten Punkte münden in die Erstellung eines exakten Ablaufplanes für den Ball, der bis spätestens einen Monat vor der Veranstaltung feststehen soll.

Das "Salzburger Ballorchester" von Engler Entertainment Musikproduktionen ist ein erfahrenes Unterhaltungs- und Tanzorchester.
Antje und Alexander Engler, die Leiter des Orchesters, bieten Ihre Beratung an, wenn es um die Auswahl der geeigneten Tanzmusik für einen Ball geht.
Antje Engler rät: "Jetzt schon mit der Planung für den Ball beginnen, damit man ganz entspannt genießen kann, wenn es wieder heißt: Alles Walzer!"

Bild: Copyright Fotolia 22235338

 

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