Wie führe ich Projektmanagement ein?

Die Frage der Einführung eines professionellen Projektmanagements stellt sich nicht für jedes Unternehmen gleichermaßen.

Kleinere Unternehmen, in denen nur vereinzelt Projekte durchgeführt werden, brauchen sicherlich kein einheitliches Projektmanagement. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit einer Vielzahl von Projekten ist ein systematisches Projektmanagement durchaus angebracht; so lassen sich die Effizienz und die Erfolgswahrscheinlichkeit steigern. Was es bei der Einführung des Projektmanagements zu beachten gibt, d. h. welche Rahmenbedingungen geschaffen werden müssen, wird im Folgenden geschildert.

Erfolgsfaktoren
Es lässt sich kein allgemeingültiges Rezept für die Einführung des Projektmanagements formulieren. Zudem gibt es unterschiedliche Zertifizierungen (DIN, Prince2) durch unterschiedliche Verbände (PMI, IPMA). Es gibt jedoch unbestritten Faktoren für dessen erfolgreiche Implementierung. Dazu zählen:

• Motivierte Mitarbeiter
• Kommunikation
• Klarheit und Präzision und eine
• nachvollziehbare Dokumentation

Motivierte Mitarbeiter
Nur mit motivierten Mitarbeitern lässt sich ein Projekt erfolgreich gestalten. Diese müssen vor allem motiviert sein, sich weiterbilden, um die Prozesse des Projektmanagements zu verstehen zu lernen. Neu erlernte Methoden führen meist zu dem Engagement, diese auch in die Praxis umzusetzen. Durch die strukturelle Weiterbildung einzelner Mitarbeiter und deren gezielte Beförderung lassen sich die Verantwortlichkeiten auf mehrere Personen verteilen, und einzelne Entscheidungsträger werden entlastet.

Projektmanagement und die darauf abzielende Weiterbildung der Mitarbeiter tragen wesentlich zur Innovationsfähigkeit und damit zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bei, besonders wenn es darum geht, qualifizierte Mitarbeiter anzuwerben und zu halten. Diese sind motiviert eine Weiterbildung im Projektmanagement zu machen, wenn sie um den hohen Stellenwert des Projektmanagements im Unternehmen wissen.

Kommunikation
Kommunikation ist ein ebenso entscheidender Faktor für funktionierendes Projektmanagement. Eine geringe räumliche Distanz wie sie bspw. in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gegeben ist, ist der Kommunikation zuträglich. Es sollten auf jeden Fall Kommunikationsnetzwerke wie bspw. regelmäßige Teamtreffen aufgebaut werden. Hier können sich die Mitglieder eines Projektteams untereinander austauschen; in diesem Rahmen lassen sich Probleme gemeinsam lösen und zugleich gewinnt jeder einen Einblick in die Arbeit des anderen. Auch Kunden und die Auftraggeber eines Projektes sollten in die Kommunikationsprozesse mit eingebunden werden. Durch spezielle Software Systeme lässt sich die Projektkommunikation unterstützen. Hier sind projektrelevante Daten auch für Auftraggeber ersichtlich. Interne Kommentare, die nur für die Teammitglieder bestimmt sind, lassen sich ausblenden.

Klarheit und Präzision
Anweisungen und Entscheidungen müssen klar und präzise kommuniziert werden; nur so können sie auch zu hundert Prozent umgesetzt werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass der administrative Aufwand so gering wie möglich ist, d. h. dass die Kommunikationswege möglichst kurz sind und dass die Genehmigungsstruktur möglichst flach gehalten wird; so lassen sich Genehmigungen bspw. für Materialbeschaffungen oder für Urlaubstage binnen kurzer Zeit abwickeln. Klarheit und Präzision gelten darüber hinaus auch für das Berichtwesen; Berichte müssen nachvollziehbare, leicht zu erhebende und aussagekräftige Kennzahlen enthalten.

Dokumentation
Alle im Laufe eines Projektes getroffenen Entscheidungen gilt es, zu dokumentieren, sodass sie später nachvollziehbar sind. Die gesammelten Projektdaten können nämlich für Folgeprojekte von entscheidender Bedeutung sein. Die Dokumentation sollte einen Projektbogen mit den Eckdaten des Projekts (Auftraggeber, Projektleiter, Meilensteine, Dauer, Budget etc.) und eventuell Projektpläne und kommentierende Statusberichte enthalten. Beim Projektabschluss landen diese Daten alle in der Projektmappe. Das Berichtswesen kann durch Softwarelösungen flankiert werden, mithilfe deren man Daten aus abgeschlossenen Projekten bei aktuellen Projekten zurate ziehen kann.

Wichtig ist, dass die in der Dokumentation beschriebenen Prozessen nicht nur allen Mitarbeitern zugänglich sind, sondern auch für alle Mitarbeiter verständlich sind.

Nicht zuletzt trägt die Transparenz der von den Projektverantwortlichen getroffenen Entscheidungen dazu bei, dass die festgelegten Regeln von jedem eingehalten werden. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass sich die Unternehmensleitung an die Regeln des Projektmanagements hält, so werden auch sie diese einhalten. Wer jedoch als Entscheidungsträger die Regeln umgeht, der trägt dazu bei, dass das Projektmanagement innerhalb der Belegschaft an Akzeptanz einbüßt.

Fazit
In vielen KMU gibt es noch kein Projektmanagement, je nach Situation ist es aber durchaus angemessen. Wer sich entscheidet, das Projektmanagement einzuführen, der muss entsprechend in die Weiterbildung seiner Mitarbeiter investieren und relevante Methoden und Prozesse einzuführen. Es ist aus Kosten und Zeitgründen darauf zu achten, dass der administrative Aufwand des Projektmanagements gering gehalten wird. Eine ideale Voraussetzung stellen kurze Kommunikationswege dar. Schließlich müssen alle Vorgänge und Abläufe klar und deutlich formuliert sein. Für Folgeprojekte und auch im Sinne der Akzeptanz des Projektmanagements ist die Transparenz der getroffenen Entscheidungen, d. h. deren offene Dokumentation unerlässlich. So ist ein reibungsloser interner Projektablauf gewährleistet, was sich auch positiv auf die Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Kunden und Lieferanten auswirkt.

>>> Auch kleine Unternehmen brauchen Projektmanagement