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Der Handel forciert den Abschied vom Papier

Unternehmen setzen verstärkt auf Dokumentenmanagementsysteme als Plattform zur Digitalisierung

Unternehmen setzen verstärkt auf Dokumentenmanagementsysteme als Plattform zur Digitalisierung

Papierdokumente stören immer mehr Retail-Unternehmen bei ihrer Ausrichtung auf die digitale Zukunft. Dabei beschränken sie sich jedoch nicht auf bloße Absichtsbekundungen, sondern haben dafür auch höhere Budgets eingeplant. Allerdings weisen die verschiedenen Organisationsbereiche der Handelsfirmen bei ihrem Abschied vom Papier ein unterschiedliches Engagement auf, wie eine Vergleichsstudie der d.velop-Gruppe unter mehr als 1.000 Unternehmen in zehn Wirtschaftssektoren ermittelt hat.

Bei der Gegenüberstellung der Fachbereiche geben vor allem die Logistikbereiche der Handelsfirmen am meisten Gas bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Sie steht bei über der Hälfte der Unternehmen auf der Agenda, die hierfür verstärkt in elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) investieren wollen. Ähnlich offensiv wird im Einkauf geplant, wo 48 Prozent der Unternehmen zur Abkehr vom Papier ebenfalls mehr Geld für DMS-Plattformen ausgeben wollen. Diese Softwarelösungen wandeln Akten, Rechnungen und andere Dokumente aus Papier in digitale Formate um, so dass sie anschließend an jedem beliebigen Endgerät angezeigt, geteilt und bearbeitet werden können.

Noch hinderlicher scheint das Papier in den Vertriebs- und Marketingabteilungen geworden zu sein, weil es Medienbrüche in den Prozessen erzeugt und eine durchgängige Automatisierung der Abläufe verhindert. 49 Prozent planen, diesem Nachteil durch den Auf- oder Ausbau einer DMS-Landschaft gezielt zu begegnen. Eine tendenziell ähnliche, aber etwas schwächere Entwicklung ist in den Bereichen für die Finanzen und das Controlling festzustellen. Dort hat zwar nur ein Drittel der Retail-Unternehmen Investitionsplanungen für Dokumentenmanagementsysteme auf der Agenda, aber immerhin 42 Prozent haben den Nutzen papierarmer Prozesse für sich ausgemacht.

"Die digitale Transformation nimmt nun auf recht breiter Front Gestalt an", bewertet Mario Dönnebrink die Ergebnisse. "Zunehmend wird erkannt, dass zum Kern des Wandels vor allem eine Digitalisierung der Dokumente und Geschäftsprozesse gehört, weil nur über digitale Content Services produktivere und integrierte Verhältnisse geschaffen werden können", betont der Vorstand der d.velop AG. "Dokumenten- beziehungsweise Enterprise Content Management-Systeme sind mit ihren Möglichkeiten des kollaborativen Arbeitens und ihrer Cloud-Verfügbarkeit dafür die entscheidenden Plattformen."

Lediglich im Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) der Unternehmen sieht es anders aus. Diese Fachbereiche sind offenbar noch sehr den klassischen Organisationsverhältnissen verhaftet und planen nur in jedem vierten Fall eine digitale Offensive. Eine solche Zurückhaltung findet sich in den Personalabteilungen hingegen nicht, denn auch diese Organisationsbereiche wollen sich stärker der Prozessdigitalisierung widmen. 40 Prozent von ihnen haben in ihren strategischen Planungen stehen, zu diesem Zweck DMS-Lösungen erstmals einzuführen oder bestehende Systeme zu erweitern.

 

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