JTI nutzt SemTalk zur Optimierung von 1200 Buchhaltungsprozessen weltweit

Projekt wurde als Best-Practice für das Gartner BPM Summit 2014 ausgewählt.

Potsdam, 28.1.2015 – Semtation, Hersteller der bekannten Prozessmodellierungssoftware SemTalk, wird für seine Lösung für den Kunden Japan Tobacco International (JTI) von Microsoft als Best-Practice ausgewählt.

Ausgangspunkt für das Projekt waren etwa 5,3 Millionen Buchungen aus 36 Ländern, in 16 Sprachen und mit mehr als 1000 Buchhaltungsprozessen in SAP, die jährlich von rund 350 Mitarbeitern von JTI in drei weltweiten Servicecentern in Manchester, Kuala Lumpur und St. Petersburg verarbeitet werden. Um die Prozesse und ihre Dokumentation zu konsolidieren und einheitliche Standards und Grundlagen für weltweite Vergleiche und Reports zu schaffen, musste eine geeignete Prozessmodellierungssoftware eingesetzt werden. Nur mit einer solchen Software lassen sich Prozesse weltweit vergleichen und optimieren.

Die Wahl fiel auf eine Modellierung mit Visio und SemTalk in einer individuellen Notation für JTI. Die Verwaltung der mehr als 1200 Visio-Dateien erfolgt reibungslos im SharePoint Repository. Dabei stellt SemTalk die Konsistenz sicher. SemTalk Services generieren aus diesem Repository das Prozessportal für die Nutzer mit grafischen Prozessbeschreibungen, intelligenter Navigation in den Prozessmodellen, Suche und Reporting.

Basis der Modellierung ist ein Business Process Reference Framework (BPRF), das von allen drei Servicecentern gemeinsam genutzt wird. Im BPRF sind über eintausend Prozesse standardisiert abgelegt. Lokale Anpassungen können einfach vorgenommen werden, allerdings konnte durch geschickte Modellierung der Anteil der individualisierten Prozesse auf rund zehn Prozent begrenzt werden. Das BPRF macht Prozessmodelle, Verfahren, Gesellschaften und Märkte vergleichbar und bildet die Basis für das zentrale Reporting.

Über Nacht werden täglich 26 Reports mit Daten über die Prozessausführung generiert und mit Excel weiterverarbeitet. Damit lassen sich leicht Fragen beantworten wie: Welche Prozesse sind von einer Änderung der J-SOX Compliance Regeln betroffen? Welche Prozesse betreffen die Geschäftseinheit 4711? Welche Aufgaben hat ein Buchhalter im Servicecenter in Manchester?

Diese Transparenz zahlt sich nicht nur im Prozesscontrolling aus, sondern auch in der täglichen Durchführung der Prozesse. Die letzte Auswertung bei JTI hat ergeben, dass im zweiten Halbjahr die Einhaltung der Prozesse weltweit zu 99,8% gelang. Mit Blick auf die Komplexität und Menge der Prozesse – mehr als 5,3 Millionen in 36 Ländern – bedeutet das eine herausragende Qualitätsleistung.

"JTI hat mit dem Projekt eine enorme Qualitätssteigerung in der Prozessdurchführung erreicht. Eine Prozesstreue von 99,8% bei Millionen von Prozessen zeigt deutlich, welchen positiven Effekt die Konsolidierung von Prozessen durch übergreifende Modellierung und die anschließende intuitive Bereitstellung der Prozessdokumentation über Prozessportale hat", sagt Dr.-Ing. Frauke Weichhardt, Geschäftsführerin beim BPM-Spezialisten Semtation.

Die Umsetzung mit SemTalk, Visio und SharePoint erfüllt nicht nur hervorragend die Anforderungen, sondern ist auch besonders günstig im Unterhalt. Für die technische Pflege und den Betrieb der Gesamtlösung weltweit wird nur rund ein Zehntel der Arbeitskapazität eines einzelnen Systemadministrators (0,1 FTE) benötigt.

"Die Kombination von Visio und SharePoint erlaubt es uns, mit SemTalk eine ungemein robuste und einfach administrierbare Lösung für Prozessmodellierung als Prozessportal bereitzustellen", sagt Christian Fillies, Geschäftsführer beim BPM-Spezialisten Semtation. "Microsoft SharePoint wird bei unseren Kunden oftmals als zentrale Portalplattform eingesetzt. SemTalk erzeugt kaum Mehraufwand in der Administration und Visio macht es den Nutzern besonders einfach."

Gründe genug für Microsoft, das SemTalk-Projekt als Best-Practice auszuwählen. Gemeinsam mit Microsoft und dem Kunden Japan Tobacco International präsentierte Semtation die Lösung auf dem weltweiten Gartner BPM Summit in Las Vegas – eine besondere Auszeichnung für den deutschen BPM-Hersteller.

Mit dem Projekt wurde gezeigt, dass ein einheitliches Business Process Reference Framework die Basis für die Konsolidierung und Optimierung selbst komplexester Prozesslandschaften bilden kann. Wichtig dabei ist die Harmonisierung der Prozessmodellierung und -beschreibung auf einem einheitlichen Repository, mit einem einheitlichen Modellierungs- und Veröffentlichungswerkzeug. SemTalk ist dafür in der Kombination mit Visio und SharePoint prädestiniert. Die Software der Potsdamer liefert in diesem Szenario die Konsistenz der Modelle und die Einheitlichkeit der Modellierung, Visio die Einfachheit der Bedienung und SharePoint das zentrale Repository und die Collaboration im Portal.

Eine kostenlose Testversion von SemTalk können Sie hier herunterladen:
http://www.semtation.de/index.php/de/trial

Mehr über SharePoint als Prozessportal finden Sie hier:
http://www.semtation.de/index.php/de/visiosharepoint