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Equipment-Check im Verein - Welches Inventar ist wo?

 Inventarsoftware sorgt für Transparenz bei der Inventarverwaltung (© Hoppe Unternehmensberatung)

Jetzt, zu Jahresbeginn, ist ein günstiger Zeitpunkt für die Überprüfung des Inventars.
Das Vereinsinventar mit der Inventarmanagement Software verwalten.

Gemäß Einkommenssteuergesetz sind auch Vereine und Verbände verpflichtet, die ihren Gewinn- und Verlust nach § 4 Abs. 3 ermitteln, ein Anlagenverzeichnis zu führen. Dies umfasst sämtliche angeschafften, hergestellten oder in das Betriebsvermögen eingelegten Wirtschaftsgüter des Anlage-/Umlaufvermögens. Hierbei sind auch Zeitpunkt der Anschaffung sowie Kosten des Vermögensgegenstandes zu erfassen. 

Dies können neben Büromöbel und IT-Equipment i eine, Sportverein auch Sportgeräte bzw. Sportmittel sein. Hier können sehr viele Inventargüter zusammenkommen, an die der Inventarmanager als Zuständiger für die Inventarisierung nicht sofort denkt. Um so wichtiger bei der jährlichen Inventarisierung ein digitales Instrument an der Hand zu haben, das bei dieser ungeliebten Arbeit so einfach und effizient wie möglich unterstützt.

Was darf man von einer guten Inventarverwaltung erwarten

Zunächst müssen umfangreiche Daten erfasst werden, um das Inventar im Verein ordnungsgemäß verwalten zu können. Hierzu werden auch Informationen über den Anschaffungszeitpunkt, Wert und den Aufbewahrungsort (Räume, ggf. Personen) benötigt. Modernes Inventarmanagement basiert deshalb auf einer Inventar-Software, mit der Vermögensgegenstände umfassend, schnell und intuitiv inventarisiert werden können.

Auch sollte die Inventarsoftware über variable Auswertungs- bzw. Reportmöglichkeiten verfügen. Wichtig ist auch den Ist-Bestand der Güter mit dem Soll-Bestand schnell und transparent abgleichen zu können. Die Software sollte auch die Möglichkeit einer mobilen Erfassung bei der Inventarisierung bieten und über verschiedene Import-/Export-Funktionen verfügen.

Die Inventarsoftware von Hoppe bietet einen komfortablen Überblick

Die professionelle Inventarsoftware von Hoppe bietet hier noch zusätzliche Funktionalität, vor allem Transparenz und Übersichtlichkeit. Neben verschiedenen Import-/Export-Funktionen verfügt diese Software auch über Integrationsmöglichkeiten mobiler Geräte. Hierbei kommen bei der Inventarerfassung Barcode-Etiketten zum Einsatz, die auf jedes einzelne Inventargut aufgeklebt werden. Der einmal vergebene Barcode bleibt auf dem Inventargut über den kompletten Lebenszyklus erhalten und ist mit diesem Gegenstand verknüpft. Auch bei einem Umzug innerhalb des Vereins zieht dieser Barcode mit um. In der Inventarsoftware erhält dann dieses Inventar einen neuen Aufenthaltsort. Somit bleibt im Zuge des Lebenszyklus die Historie dieses Gegenstandes immer nachvollziehbar.

Die von Hoppe Unternehmensberatung entwickelte Inventarsoftware bietet Vereinen einen schnellen und komfortablen Überblick über ihre Vermögensgegenstände. 

Das Programm orientiert sich an der allgemein bekannten Baumstruktur des Windows Explorers. Die Unterteilung kann bis zu vier hierarchisch geordnete Ebenen nach Kategorie, Kostenstelle und Ort umfassen. Jeder erfasste Gegenstand kann mit entsprechenden Anhängen, wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen oder Rechnungen ergänzt werden. Auf Basis von umfassenden Auswertungs- und Analysemöglichkeiten lassen sich die Daten aus der Inventarsoftware grafisch übersichtlich und mit fast jedem gewünschten Detaillierungsgrad darstellen.

Über das Netzwerk haben alle Anwender Zugriff auf die Inventarsoftware und können parallel an der entsprechenden Inventarliste arbeiten. Die Inventurstammdaten lassen sich hierbei einfach pflegen. Dies betrifft beispielsweise die Erfassung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventargüter. Hier wird der Anwender auch durch umfassende Such- und Filterfunktionen unterstützt. Langes Suchen und Recherchieren entfällt dank Volltextsuche und den unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten der Inventarlisten.

Die mobile Erfassung beschleunigt den Inventarisierungsprozess erheblich

Für die mobile Erfassung von Inventargütern hat die Hoppe Unternehmensberatung eine sehr effiziente und intuitiv handhabbare App für iOS und Android entwickelt. Das Inventargut kann mit unterschiedlichen Informationen, wie beispielsweise Bildmaterial ergänzt werden. Mit Blick auf das Umzugsmanagement können auch Geo-Daten für jeden Datensatz erfasst werden. 

Fazit

Die Inventarsoftware sorgt für die notwendige Transparenz in der Inventarverwaltung. Ziel ist es unter anderem auch Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget der Vereine effizient einzusetzen. Mit der Inventarsoftware kann das Inventarverzeichnis ohne großen Aufwand auf den aktuellen Stand gehalten werden. Darüber hinaus lassen sich die Daten aus dem Inventarverzeichnis als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis verwenden. Die Verwendung zusätzlicher integrierter Lösungen für das Scannen von Barcodes reduziert im erheblichen Maße den Aufwand bei der Inventarisierung. Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis hat der Anwender sämtliche Vermögensgegenstände stets im Blick. Auf dieser Basis lassen sich auch die Kosten für Ersatzbeschaffungen exakter kalkulieren und Finanzmittel zielgenauer einsetzen. Fehlinvestitionen lassen sich hierdurch vermeiden. 

Infopaket und kostenlose Inventar - Software zum Testen:

https://www.Inventarsoftware.de

Mit dem Wartungsmanager in die Profi-Liga aufsteigen

Auf dem Weg zur lückenlosen Komplettdigitalisierung hat die Hoppe Unternehmensberatung eine maßgeschneiderte mobile Wartungsplaner-App für Ihr iPhone- oder Android-Gerät entwickelt. Hierdurch wird das Wartungsmanagement noch effizienter. Die Vereinfachung der Abläufe per App erleichtern die Arbeit vor Ort spürbar. Ein Klick genügt um den Status des Prüfobjektes zu checken und entsprechend anzupassen.

Der hieraus entstehende Zeitgewinn ist enorm, da mit der mobilen App auch örtlich getrennt ein durchgehender digitaler Prozess gewährleistet ist. Es können mit der App dem Prüfprotokoll zum Beispiel auch Mängelfotos angehängt und übertragen werden. Der Export der Daten aus der mobilen App direkt in den Wartungsplaner ist dabei spielend leicht. Dies geschieht in der Regel über die Dropbox oder über E-Mail. So gelingt die Mobilisierung zum Wartungsplaner auf Knopfdruck. 

Infopaket zum Wartungsmanager unter: 

wartungsplaner.de

 

 

 

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