Schlanke Abläufe durch Lean Administration

Die Lean Administration ist ein an das Lean Management in der Produktion angelehnte Ansatz, der sich im Bereich Administration und Dienstleistung vor allem auf eine Sache konzentriert:

Wertschöpfung in allen Abläufen. So können Potenziale optimiert und Verschwendung erkannt und vermieden werden. Schließlich belasten Prozesse, die einen Wert erschaffen, das Ergebnis, da sie an sich Wert vernichten. Eine gesteigerte Effizienz und Produktivität sind der Outcome jeder Lean Administration. Denn nach einer eingehenden Analyse lassen sich Prozesse und Abläufe transparenter aufbereiten und einzelne Schritte besser mit Hinblick auf ihre Kosten durchleuchten.

Das Auflösen komplexer Strukturen und das "Zerlegen" in einzelne Posten hilft dabei, den IST-Zustand genau erfassen zu können und darauf basierend, den SOLL-Zustand definieren zu können. Welche Zeit und Kosten beinhalten die einzelnen Schritte vom Eingang eines Auftrags bis zur tatsächlichen Rechnungsstellung?

Hinzu kommen Analysen hinsichtlich der jeweiligen Auftragsstrukturen und der Wertströme. Welche Leistungen (und damit Kosten) fallen während welcher Schritte in den jeweiligen Aufträgen an? Wo lassen sich Zeit- und Kostenfresser identifizieren? Es folgt schließlich die Tätigkeitsstrukturanalyse. Hier wird definiert, wer welche Aufgaben hat, wie lange diese dauern und welchen Anteil sie zur Wertschöpfung beitragen. Auch wichtig ist in diesem Sinne die Untersuchung des Informationsflusses und der Kommunikationskultur: Gibt es zu viele oder zu wenige Informationen und wie und wohin fließen diese?

Am Ende hat man einzelne Ergebnisse, die im Sinne der Lean Administration zu einer ganzheitlichen und kontinuierlichen Optimierung zusammengefügt werden. Für eine hohe Qualität der Abläufe und Dienstleistungen und eine unbedingte Kundenorientierung während aller Prozessphasen.

Lean Kontor und Seminar Plenum