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Zeiterfassung im Projektmanagement

Im Projektkontext gehört die Arbeitszeit zu den Aufwänden; sie ist eine der wichtigsten Eingangsgrößen im Projektmanagement.

Eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten ist für ein korrektes Projekt Controlling unentbehrlich. Mithilfe der Arbeitszeiterfassung können eine Reihe von projektrelevanten Daten gewonnen werden; sie ermöglicht die Bestimmung des tatsächlichen Arbeitsaufwandes – im Unterschied zum geplanten Bedarf. Ferner kann dadurch gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen der Rechnungsstellung ein exakter Nachweis über den Arbeitsaufwand erbracht werden. Des Weiteren ist nur durch die exakte Arbeitszeiterfassung eine realistische Aufwandsschätzung bei der Planung neuer Projekte möglich.

Es ist zu unterscheiden zwischen projektbezogener Arbeitszeiterfassung und unternehmensbezogener Arbeitszeiterfassung. Erstere ist von Bedeutung für den Projektfortschritt, letztere hat arbeitsrechtliche Relevanz und dient dem Abgleich der Iststunden mit den im Arbeitsvertrag vereinbarten Sollstunden.
In der Praxis dominieren 2 Modelle der Arbeitszeiterfassung: die elektronische, EDV gestützte Erfassung und die Vertrauensarbeitszeit, d. h. der Arbeitgeber vertraut darauf, dass der Arbeitnehmer die festgeschriebene Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz einhält.

Doppelte Arbeitszeiterfassung
Aufgrund dessen, dass unternehmensbezogene und projektbezogene Arbeitszeiterfassung getrennt voneinander betrachtet werden, kann es zu einer doppelten Erfassung und zu Konflikten kommen, d. h. der mit der doppelten Erfassung einhergehende Mehraufwand wird abgelehnt. Dies lässt sich jedoch nicht vermeiden, weil die projektbezogene Arbeitszeiterfassung nach Kostenträgern (Arbeitspaketen) erfolgt, die unternehmensbezogene hingegen nach Kostenstellen. In der Matrixorganisation der Projektmanagement Software muss deswegen eine Schnittstelle zwischen Projekt Kostenträgern und den Kostenstellen eines Unternehmens geschaffen werden.

Bei der Vertrauensarbeitszeit ergibt sich das Problem der doppelten Erfassung verständlicherweise nicht, aber hier kann es zu Bedenken seitens der Mitarbeiter kommen, mit der Erfassung der Projektarbeitszeit werde die Vertrauensarbeitszeit umgangen.

 

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