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Wie leite ich kleine Projekte?

Die Leitung kleiner Projekte ist mit einigen Tücken behaftet; dies liegt vor allem daran, dass sie in der Regel nicht so im Fokus der Aufmerksamkeit stehen wie große Prestigeprojekte.

Folglich werden solche kleinen Projekte oftmals nicht mit der nötigen Konsequenz bearbeitet, was wiederum dazu führt, dass sie in vielen Unternehmen als Sorgenkinder gelten.

Tatsächlich ist es so, dass die Anzahl der kleinen Projekte, die in der Öffentlichkeit nicht als "echte" Projekte wahrgenommen werden, steigt. Problematisch sind sie deshalb, weil sie meist von wenigen Personen parallel zum Tagesgeschäft erledigt werden müssen. Es erfolgt oft keine detaillierte Planung und keine Projektkontrolle – nur das "Projektziel" steht fest: Bspw. die Ablieferung einer Machbarkeitsstudie zum Produkt x bis spätestens Ende des Monats. Häufig sind die Mitarbeiter damit überfordert.

Unterscheidung zwischen großen und kleinen Projekten
Große und kleine Projekte unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht, nicht nur in ihrer Außenwirkung und ihrem Prestige. Für Großprojekte gelten u. a. folgende Charakteristika:

- Fester Starttermin und fester Endtermin
- Klar definierte Projektziele
- Funktionale Projektorganisation
- Interdisziplinäres Arbeiten
- Hohe Komplexität
- Befolgung eines Projektmanagementsystems

Kleine Projekte haben in der Regel zwar auch einen festen Start und Endtermin. Ansonsten unterscheiden sie sich jedoch stark von den Großprojekten; ihre Durchlaufzeit beträgt in der Regel maximal 6 Monate, es wird kaum interdisziplinär gearbeitet, und Ziele sind nur vage formuliert. Oft ist die Rolle des Projektleiters nicht genau definiert und steht kein Budget zur Verfügung. Eine Projektorganisation ist in der Regel nur dann gegeben, wenn es sich um einen externen Auftraggeber handelt. In diesen Fällen ist sie gleichwohl schmaler als bei Großprojekten.

Schwierigkeit kleiner Projekte
Kleine Projekte bedürfen durchaus einer gewissen Organisation und eines Projektmanagements, denn auch sie können komplex und anspruchsvoll sein. Projekte, die neben dem Tagesgeschäft laufen, beeinträchtigen dieses erheblich, denn sie beanspruchen das Zeitbudget der damit betrauten Person(en). Die kurze Durchlaufzeit kleiner Projekte duldet in der Regel keine Verzögerung; deshalb ist eine regelmäßige Kontrolle notwendig: Wurden die Vorgaben für die abgelaufene Woche erreicht? Wo gibt es Rückstände, und wie können Sie aufgeholt werden?

Empfehlungen
Damit kleine Projekte trotz widriger Umstände gelingen, sollten ein paar Dinge beachtet werden. Es sollte ein formales Übergabegespräch zur Klärung der Eckpunkte des Projekts stattfinden, an dem der Projektleiter, der Auftraggeber und der Auftragnehmer teilnehmen. Im Anschluss sollten die Projektaufgaben anhand des Zielkatalogs geklärt werden. Es muss erläutert werden, welche Termine und welches Budget einzuhalten sind, wie das Projekt mit den Unternehmenszielen zusammenhängt, welche Standortfaktoren und gesetzlichen Vorgaben zu berücksichtigen sind und inwieweit sich das betreffende Projekt von anderen abgrenzt. Es empfiehlt sich, die Projektziele in einem Lastenheft zu formulieren.

Planung
Für kleine Projekte ist eine Planung in sieben Schritten angemessen. So kann das notwenige Budget ermittelt werden und nur so lassen sich die notwendigen Ressourcen (Personal, Maschinen, Geld) ermitteln. Im Rahmen der Planung gilt es,

- die Projektergebnisse festzulegen
- die Arbeitspakte zu definieren
- Meilensteine zu formulieren
- Termine unter Berücksichtigung des realen Zeitbedarfs der betroffenen Mitarbeiter zu planen
(Personal )Kosten zu ermitteln und
- den Terminplan und den Kostenplan möglichst auszutarieren, d. h. das Optimum zwischen Zeitaufwand und Personalkosten zu finden.
- Nicht zuletzt muss jeder einzelne Projektmitarbeiter das Projekt in seine eigene Zeitplanung integrieren.
- Feedback

Regelmäßiges Feedback über den Projektverlauf ist wichtig: Die Projektmitarbeiter sollten diesbezüglich in vereinbarten Intervallen beim Projektleiter vorsprechen. Gerade wenn mehrere kleine Projekte parallel laufen, sollten regelmäßig Projektbesprechungen durch den Projektleiter einberufen werden, um bestehende Probleme und deren Lösungen zu besprechen. Zudem ist bei mehreren Projekten auf eine genaue Kapazitätsplanung zu achten, um Kapazitätsspitzen zu vermeiden und eventuelle Reserven nutzen zu können.

Einsparpotential
Durch den Einsatz erfahrener Mitarbeiter bereits bei der Organisation kleiner Projekte lassen sich erhebliche Kosten sparen. Der Projektleiter sollte also bemüht sein, die Effizienz durch Erfahrung zu steigern. Des Weiteren lassen sich durch die Standardisierung von Zielkatalogen und Meilensteinen die Erfahrungen abgeschlossener Projekte nutzen.

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