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Projekte sind für die durchführenden Unternehmen eine prestigeträchtige Angelegenheit. Nichtsdestotrotz oder gerade deswegen gilt es, Projekte richtig auszuwählen
Das hier relevante Stichwort lautet Projektportfoliomanagement. In dessen Rahmen gilt es, Projekte nach Kriterien wie Wirtschaftlichkeit, Risiko und nach der Vereinbarkeit mit den strategischen Unternehmenszielen zu ermitteln. Durch die Selektion derjenigen Projekte, die dem Unternehmen den größten Nutzen versprechen und durch deren Priorisierung lassen sich Effizienzverluste vermeiden, da sichergestellt ist, dass vorhandene Ressourcen ausschließlich wichtigen Projekten zugeteilt werden.Professionelles Projektportfoliomanagement
Projekte sprießen heutzutage wie Pilze aus dem Boden; sie sind ein Indikator des wirtschaftlichen Wandels und der multinationalen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen. Oftmals gebricht es jedoch an der effizienten Steuerung von Projekten, d. h. Ressourcen und Budgetengpässe sind an der Tagesordnung. Im schlimmsten Fall muss ein Projekt, in das bereits viel investiert worden ist, abgebrochen werden. Dies wiederum schadet dem Image eines Unternehmens nachhaltig. Ein professionelles Projektportfoliomanagement unter Berücksichtigung der strategischen Ziele des Unternehmens ist deshalb unentbehrlich. Unter einem Projektportfolio versteht man die variable Gesamtheit aller Projekte einer strategischen Unternehmenseinheit. Sind Projekte thematisch miteinander verknüpft, d. h. zielen sie auf ein gemeinsames übergeordnetes Vorhaben ab, spricht man von einem Projektprogramm. Integraler Bestandteil des Portfoliomanagements ist dementsprechend auch das Projektprogramm Management.
3 Phasen des Projektportfoliomanagements
Das Projektportfoliomanagement lässt sich in 3 Phasen untergliedern:
die Initiierung
die Planung und
das Controlling
des Projektportfolios. Zum Controlling zählt auch das Berichtswesen.
Im Rahmen der Initiierung werden Projektideen gesammelt und als einzelnes Projekt kategorisiert oder zu Projektprogrammen zusammengefasst. Ergebnis der Initiierung ist der Projektantrag, der an das Project Management Office (PMO) weitergeleitet wird.
Die Planung des Portfolios obliegt ebenfalls dem PMO. Im Sinne des Unternehmenserfolges müssen die Projektanträge nach den Kriterien des Nutzens für das Unternehmen und der Vereinbarkeit mit den strategischen Zielen klassifiziert werden; dies geschieht in Abstimmung mit dem Projektportfolio Ausschuss. Ferner müssen dem betreffenden Projekt ein Budget und die notwendigen Ressourcen zugeteilt werden. Auch Synergie Effekte zwischen zwei oder mehreren Projekten gilt es, bei der Planung zu berücksichtigen. Am Ende der Portfolioplanung steht die Freigabe des Projektes durch den Portfolio Ausschuss.
Im Rahmen des Controlling ist es Aufgabe des PMO, das Projektportfolio kontinuierlich zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen. Dies ist bspw. der Fall, wenn dringende Projekte sofort ins Portfolio integriert werden müssen, sei es aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder aus betrieblichen Gründen. Darüber hinaus muss das Project Management Office Gegenmaßnahmen im Falle von Planungsabweichungen einleiten. Ferner arbeitet es mit den Projektleitern und Programmdirektoren bei der Definition von Projektzielen, Terminen, Kosten und Kapazitäten zusammen. So ist gewährleistet, dass Risiken von allen Parteien erkannt werden und dass Fehlentwicklungen rechtzeitig gegengesteuert werden kann.
Technische Unterstützung
Das Projektportfoliomanagement kann durch spezielle Software Tools unterstützt werden, aus denen wichtige Informationen wie Projektanträge, Genehmigungsworkflows und Portfolio Auswertungen ersichtlich sind. Mit dessen Hilfe lassen sich Effizienzverluste aufgrund von Doppelarbeiten oder Missverständnissen vermeiden.
Fazit
Wird ein professionelles Projektportfoliomanagement angewandt, dann lässt sich eine Vielzahl von Projekten effektiv steuern. Durch die gezielte Auswahl ist garantiert, dass diese dem Unternehmen einen großen Nutzen versprechen. Die Priorisierung der Projekte untereinander erlaubt die ideale Zuteilung von Budgets und Ressourcen. Das Controlling erlaubt die kurzfristige Anpassung des Portfolios und die Einleitung von Gegenmaßnahmen angesichts von Projektrisiken, und durch den Einsatz einer flankierenden Software lassen sich Effizienzverluste vermeiden. Die Gefahr eines Projektabbruchs und eines damit einhergehenden finanziellen Verlustes und Imageverlustes für das betreffende Unternehmen ist damit minimiert.
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