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Rechnungsmanagement mit ELO Enterprise schafft Platz im Archiv der Jungbluth Fördertechnik

Dank der Unterstützung von ELO Service Spezialist exe GmbH gelang es in kurzer Zeit, sämtliche Ausgangsbelege in digitaler Form zu archivieren und so massiv Platz und Suchzeit einzusparen.

Die Beschleunigung interner Abläufe und die Verwaltung von etwa 143.000 Ausgangsbelegen im Jahr war das Ziel, das sich die Jungbluth Fördertechnik GmbH & Co.KG aus Kruft gesetzt hatte, als sich die Geschäftsleitung im März 2012 für den Einsatz von ELO Enterprise für das Output- und Rechnungsmanagement und zur Aktenverwaltung entschied.

Die exe GmbH als ELO Service Spezialist nahm daher in einem ersten Schritt eine Analyse im Haus vor, um die bisherigen Abläufe kennenzulernen und zu ermitteln, wo Ansatzmöglichkeiten für Prozessoptimierungen bestehen. Die Analyse ergab ein hohes Volumen von Ausgangsbelegen, die pro Jahr aus dem vorhandenen Warenwirtschaftssystem in Verbindung mit einem Drittanbieter-Printserver erzeugt wurden. Dieser erzeugte im bisherigen Workflow je zwei Dokumente, den eigentlichen Beleg als PDF-Datei und Metainformationen im XML-Format, die allerdings für jeden Dokumententyp (Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung) einen anderen Aufbau besaßen. Diese Tatsache führte in der Vergangenheit häufig dazu, dass Dokumente sich im System nicht oder nur nach zeitintensiver Suche auffinden ließen.

Als Archivlösung wurde ELO Enterprise ausgewählt, um jede elektronische Rechnung automatisch vom Printserver als PDF in das Archiv abzulegen. Die notwendigen Metadaten werden bei der Rechnungseingangsbearbeitung automatisch ausgelesen und verschlagwortet, um so sämtliche Informationen strukturiert aufzubereiten und eine effektive Suche nach Schlagworten zu ermöglichen. Arbeitstäglich werden alle zehn Minuten neue Belege per Batch in das digitale Archiv überführt, mit einem individuell für Jungbluth Fördertechnik erstellten Konsistenztest wird jeden Abend geprüft, dass tatsächlich alle Ausgangsbelege abgelegt wurden. Fehlende Dokumente können so schnell identifiziert und nachträglich ergänzt werden.

Für Geschäftsführerin Sabine Jungbluth ergibt sich der Nutzen zum einen in der Platzersparnis im laufenden Geschäftsjahr und durch die Digitalisierung des Altarchives. Binnen eines Wochenendes gelang es gemeinsam mit dem Team der exe GmbH, sämtliche Geschäftsvorfälle von 2011 ins Archiv zu übertragen, weitere Jahre sollen folgen.

Denkbar ist für die Zukunft eine Erweiterung der bisherigen Funktionalitäten auf die Eingangsrechnungen, denn ein digitaler Rechnungseingang lässt sich auch im ELO System mit einem Rechnungseingangsbearbeitungssystem integrieren. Für Geschäftsführer Alfred Jungbluth eine denkbare Option, denn "das ELO System läuft reibungslos" und auch der Wohlfühlfaktor und Support im Projekt wie die Einhaltung des Projektzeitrahmens werden von der Geschäftsführung des Unternehmens mit Bestnoten bewertet. Und da sich die Lösung bereits amortisiert hat, ist eine Erweiterung wohl nur eine Frage der Zeit.

 

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