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Checklisten können stark variieren, was ihren Umfang betrifft.
Bei Checklisten handelt es sich um Schnittstellen zwischen Fachwissen und Projektmanagement. Sie diener der schrittweisen Beschreibung eines bestimmten Prozesses. Sie ermöglichen es, einen bestimmten Prozess sowohl durchzuführen als auch zu dokumentieren.Arten und Funktionen von Checklisten
Checklisten können stark variieren, was ihren Umfang betrifft. So gibt es Checklisten, die nicht mehr als ein wenige Punkte enthaltendes Formular sind. Andere Checklisten haben den Charakter eines Buches und sind mehrere hundert Seiten lang. Dies ist bspw. der Fall, wenn es um eine Checkliste bezüglich der Wartung einer Industrieanlage geht.
Checklisten können darüber hinaus in Form eines Fragenkatalogs gestaltet sein, mit dessen Hilfe sich ein Thema, ein Problem oder eine Aufgabe näher untersuchen lässt. Mithilfe von Checklisten ist es zudem möglich, bereits näher definierte Projektarbeitspakete in weitere Abschnitte einzuteilen; diese können dann Schritt für Schritt, d. h. in chronologischer Reihenfolge abgehakt, d. h. als erledigt gekennzeichnet werden. So lässt sich später überprüfen, ob wirklich alle relevanten Punkte beachtet wurden, um das betreffende Projektziel zu erreichen.
Checklisten sind unentbehrliche Helfer im Projektmanagement; sie dienen der Einhaltung von Methoden und ermöglichen so die Verwendung von einheitlichen Vorgehensmodellen. Das Qualitätsmanagement ist ohne Checklisten nicht denkbar. Sie sind ein wesentlicher Pfeiler des Erfolgs und ein unverzichtbares Kontrollelement, denn sie belegen, ob das Geplante auch in die Tat umgesetzt worden ist. Checklisten belegen Reaktionen auf Probleme, d. h. dokumentieren die Anpassung des Projekts an neue Umstände. Allgemeine Checklisten, Vorlagen und Anleitungen können freilich nie allen spezifischen Aspekten eines bestimmten Projektes Rechnung tragen, denn nicht alle Aspekte sind für jedes Projekt (gleichsam) von Bedeutung.
Allgemeine, unternehmensweit geltende Checklisten sind obligatorischer Bestandteil des Projektmanagement Handbuchs. Um einer optimalen Nachvollziehbarkeit willen muss darin auch eine genaue Beschreibung der Checklisten enthalten sein. Projektspezifische Checklisten hingegen müssen im Projekthandbuch enthalten sein. Checklisten folgen einer bestimmten Struktur und fungieren als mehr oder minder komplexes Werkzeug. Im Rahmen eines Projektes werden eine ganze Reihe von Checklisten erstellt. Dank ihrer haben die Projektbeteiligten einen Überblick darüber, welche Arbeitsschritte bereits erledigt und welche noch offen sind.
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