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Archivierung nach GoBD: Professionelle IT entscheidend

Sven Stelzer, Geschäftsführer des IT-Spezialisten IT-Guard aus Geilenkirchen und Willich

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, braucht es ein tragfähiges IT-Sicherheitskonzept, betont Sven Stelzer von IT-Guard.

Die Abkürzung "GoBD" ist mittlerweile bei so gut wie allen Unternehmen angekommen. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" dehnen die Anforderungen, denen Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen genügen müssen, auf die eingesetzten EDV-Systeme. Nur unter Einhaltung dieser Vorgaben wird ein Geschäftsvorfall als ordnungsgemäß eingestuft.

"Wichtig für Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige ist, dass sie die Tragweite dieser Regelungen verstehen. Es ist nicht mit dem Einsatz einer elektronischen Buchhaltung getan. Es geht vor allem um die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Das gesamte Rechnungswesen steht im Fokus der Finanzverwaltung", betont Sven Stelzer, Geschäftsführer des IT-Spezialisten IT-Guard aus Geilenkirchen und Willich (www.itguard-gmbh.de). Das Unternehmen bietet unter dem Motto "Wenn es sicher sein soll!" umfassende, individuelle Lösungen in der IT für gewerbliche und institutionelle Kunden an und wird dabei in allen Prozessschritten von der Planung über die Errichtung bis hin zum laufenden Management aktiv.

Hinsichtlich der Kombination von GoBD und IT bezieht sich Sven Stelzer vor allem auf die Hard- und Software, die im Rahmen des Datenverarbeitungssystem steuerliche relevante Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt. Zum Datenverarbeitungssystem gehören alle "elektronischen" Vor- und Nebensysteme. Das System umfasst Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Warenwirtschaftssystem sowie beispielsweise Zahlungsverkehrssysteme, Kassensysteme, Taxameter oder auch elektronische Waagen. Da auch E-Mails als Belege für eine geschäftliche Korrespondenz oder die Steuererklärung herangezogen werden, müssen sie seit 2017 wie alle anderen steuerlich relevanten Dokumente (Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen auch Aufzeichnungen aus der Material- und Lagerdokumentation, Lohnabrechnungen und Kassensysteme) ebenso archiviert werden.

"So gut wie alle IT-Anwendungen sind direkt oder indirekt durch die GoBD betroffen. Ob es sich um ERP-, Cloud- beziehungsweise Software-as-a-Service- oder eCommerce- und eShop-Systeme, Kommunikations- und Dokumentenmanagementsysteme oder auch Speichermedien und Sicherungssysteme handelt: Alle Bereiche der IT-Infrastruktur eines Unternehmens, die auf irgendeine Art und Weise mit den GoBD in Berührung kommen, müssen umfassend geschützt werden. Das hat der Gesetzgeber deutlich geregelt", stellt Sven Stelzer heraus.

IT-Guard entwickelt und implementiert solche Maßnahmen, damit Unternehmen sich rechtssicher aufstellen können und bei der Archivierung der elektronischen Daten nach den GoBD keine möglicherweise teuren Fehler passieren. Im Mittelpunkt steht ein IT-Sicherheitskonzept, das die komplette IT-Infrastruktur einbezieht. So sollen vor allem der Schutz vor unbefugten Zugriffen, die Datensicherung über den kompletten Aufbewahrungszeitraum und ein detailliertes Protokoll über Archivierung, Löschung und mehr sichergestellt werden.

Sven Stelzer betont, dass dies kein Luxus ist, sondern Verpflichtung. Auch Verstöße gegen die GoBD auf IT-Seiten könnten Ärger mit der Finanzverwaltung nach sich ziehen. "Ein Beispiel dafür: Die Speicherung der Unterlagen in der Cloud ist mittlerweile zulässig. Zugleich muss diese Lösung aber so umgesetzt werden, dass der Zugriff auf Daten niemals eingeschränkt wird. Einfach irgendeinen Anbieter auszuwählen, kann also Ärger bedeuten. Unternehmen sollten dringend auf einen erfahrenen Berater setzen, der ein individuell tragfähiges Konzept errichtet." IT-Guard setzt dies für sämtliche Branchen und Unternehmen bis zum gehobenen Mittelstand um.

 

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