1.000 Ordner Akten digitalisieren: Elektronische Archivierung für ein papierloses Büro bei Thorlabs

Einblicke in die Welt der elektronischen Archivierung mit Docubyte: Die Experten im Bereich Dokumentenmanagement und Akten digitalisieren.

Herr Wolfgang Hermann, Einkaufsleiter der Thorlabs GmbH, ist zufrieden: "Die elektronische Archivierung von DOCUBYTE (Homepage) wurde optimal durchgeführt. Die Logistik, also die Abholung der Akten, Datenlieferung, dann das eigentliche Akten digitalisieren und die anschließende Vernichtung der fertig digitalisierten Papier-Akten, hat tadellos geklappt."

Die Freude Herrn Hermanns kommt nicht von ungefähr. Das deutsche Tochterunternehmen des führenden US-Laborausrüstungsherstellers für Lasertechnik Thorlabs Inc. wollte die Papierflut schon längere Zeit loswerden. Eine intelligent ausgeführte digitale Archivierung erspart immens viel Arbeit und Platz, ermöglicht ein besseres Dokumentenmanagement und ist nicht zuletzt auch umweltfreundlicher. Immer häufiger macht das Wort "Papierloses Büro" dieser Tage die Runde. Ein Traum, den DOCUBYTE mittlerweile schon für etliche Unternehmen wahr gemacht hat.

"Die Qualität der gescannten Dokumente ist hervorragend und die Arbeit mit DOCUframe erleichtert uns die tägliche Arbeit mit den Dokumenten enorm. Unser Projektziel haben wir zu 100% erreicht." So Herr Hermann, der von nun an nie wieder Aktenordner wälzen muss. Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen - ca. 1.000 Aktenordner wurden in zwei Monaten eingescannt, als PDF abgespeichert und in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit eindeutigen Zuordnungen wie beispielsweise Rechnungsnummer, Datum oder Absender versehen.

DOCUframe ist der Name des Software-Systems, welches selbst komplexe Dokumentenprozesse problemlos integriert. "Das Schöne an DOCUframe ist, dass wir unsere Arbeitsweise nicht an das System anpassen mussten. DOCUBYTE hat es für unsere Bedürfnisse quasi maßgeschneidert." Fasst der Einkaufsleiter von Thorlabs den Nutzen des individualisierten Dokumentenmanagementsystems zusammen. Von nun an wird er nur noch die täglich neu anfallenden Dokumente einscannen und in das digitale Dokumentenmanagement einspeisen müssen, um jederzeit alles abrufbar zu haben.

"Unser Geschäftsziel ist, durch Einführung eines papierlosen Dokumentenmanagements die Effizienz in den Unternehmen so zu steigern, dass Verwaltungskosten massiv sinken und Arbeitszeit viel sinnvoller eingesetzt werden kann. Dies führt zu einem intelligenteren Wissensmanagement und zu einer schnellen und einfachen Kommunikation innerhalb des Unternehmens und auch extern mit Lieferanten und Kunden. Weniger Stress mit der Dokumentenverwaltung gefällt auch den Mitarbeitern. Alles zusammen bringt im Endresultat zufriedenere Kunden.", so Holger Martens, Geschäftsführer von DOCUBYTE. Akten digitalisieren ist ein sensibler Prozess, bei dem es sowohl auf menschlicher Seite auf genügend Sorgfalt als auch auf technischer Seite auf modernste Texterkennungssoftware und Hardware ankommt. DOCUBYTE ist schon seit Gründung immer auf der Höhe der Zeit geblieben. Zum Geschäftsfeld gehört insbesondere:

► Digitale Archivierung von Dokumenten jeglicher Art
► Professionelle Erfassung von Daten
► Bereitstellung der digitalen Dokumente im DOCUBYTE Online Archiv
► Entwicklung von individuellen Dokumentenprozessen mit dem Dokumentenmanagementsystem DOCUframe

Während bei DOCUBYTE schon die nächste Lieferung Aktenordner anrückt, genießt das Team der Thorlabs GmbH derweil in vollen Zügen sein papierloses Büro. Verfügt Ihre Organisation schon über ein modernes Dokumentenmanagementsystem? Eine komplette digitale Archivierung ist mit einem fähigen Dienstleister an Ihrer Seite viel einfacher, schneller und günstiger als Sie vielleicht annehmen. Kommen Sie auf uns zu.