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Optimierung von Zeitressourcen bei der telefonischen Erreichbarkeit in Arztpraxen

Photo by <a href="https://unsplash.com/@hush52?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditCopyText">Hush Naidoo Jad

Coronabedingte Probleme bei den Abläufen in Arztpraxen und Möglichkeiten dies mit externen Anbietern zu verbessern.

In den letzten Jahren hat sich der Arbeitsablauf in den Arztpraxen nennenswert verändert. Das
Bild des klassischen Tagesgeschäfts mit einer übersichtlichen Sprechstunde gehört der Vergangenheit
an. Die heutige Arztpraxis ist in der Regel räumlich großzügig gestaltet und verfügt über mehrere
Behandlungsräume. Gemeinschaftspraxen sind rentabel und bieten einer Vielzahl von Patienten die
Möglichkeit, ihre medizinische Behandlung zeitnah aufzunehmen.

Das hohe Patientenaufkommen erfordert jedoch auch eine gute Organisation, insbesondere der
Telefonservice ist ein wichtiger Aspekt. Sofern dieser nicht gewährleistet ist, kommt es
häufig zu administrativen Fehlerquellen.

Die vielfältigen Anliegen der Patienten erfordern ein hohes Maß an Empathie und Geduld.
Das Ausstellen von Rezepten, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie Überweisungen gehört zu
den Aufgaben der Arzthelferinnen. Die Mehrzahl der Abwicklungen erfordert eine detaillierte
Abstimmung mit dem zuständigen Arzt. Nicht alle Patienten können ihre Wünsche konkret äußern
oder beschreiben, sei es aufgrund ihres Alters oder ihres Gesundheitszustandes. Diese Tatsache
stellt zeitweise hohe Anforderungen an die Arztpraxis bzw. das Praxispersonal.

Die Corona-Pandemie erschwert den Praxisablauf, da seit Beginn der Coronainfektionen der
persönliche Kontakt in den Praxen stark eingeschränkt wurde. Der Telefonservice wurde stark
ausgeweitet und nimmt einen großen Teil der Arbeitszeit ein. Das kann bedeuten, dass
Arzthelferinnen an die Grenzen ihrer Belastbarkeit stoßen.

Das Resultat ist ein mangelhafter Telefonservice. Die Ausdauer des Anrufers ist gefragt,
wenn lange Wartezeiten verbunden mit wiederholten Sprachansagen zur Normalität gehören.

Viele der Patienten sind aufgrund ihrer Berufstätigkeit ebenfalls zeitlich eingeschränkt.
Sie planen einen Anruf beim Arzt während ihrer Arbeitszeit oder verlegen diesen in ihre
Mittagspause. Sofern das Telefonat ergebnislos verläuft, weil die telefonische Erreichbarkeit
der Arztpraxis nicht gegeben ist, stellt dieses keine Zufriedenheit des Patienten dar.
Endlosschleifen mit Musik oder Ansagen, dass zur Zeit alle Leitungen besetzt seien,
sollten nur im äußersten Fall eingesetzt werden.

Der externe Sekretariatsservice als effektive Lösung. Wer wünscht es sich nicht? Entspanntes
Praxispersonal und zufriedene Kunden bzw. Patienten. Dieses Ziel ist schnell und unkompliziert
zu erreichen. Ein externer Telefonservice wie Cloudsecretary.de
nimmt die Gespräche schnell und zuverlässig entgegen. Erste Fragen können auf der Basis von
erteilten Informationen bereits im Vorfeld beantwortet und Termine vereinbart werden.
Dies erfordert somit keinen weiteren Zeitaufwand für die Angestellten in der Arztpraxis.
Telefonische Kontakte mit relevanten Personen oder erwartete Anrufe werden auf Wunsch weitergeleitet.

Die Übermittlung einer Zusammenfassung des Gesprächs erfolgt auf Wunsch per E-Mail
oder SMS. Mit dieser Dienstleistung rückt das Kerngeschäft in der Praxis wieder in den
Vordergrund und man kann den externen Sekretariatsservice je nach Bedarf außerhalb der
prechzeiten oder zu Stoßzeiten problemlos aktivieren.

 

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