Wie schreibt man eine Pressemeldung? – Anleitung für effizienten Inhalt und Aufbau mit Vorlage, Beispielen und PR-Tipps

Sie möchten Ihre Botschaften und Neuigkeiten effektiv an die Öffentlichkeit bringen? Eine gut formulierte Pressemeldung kann entscheidend sein! Erfahren Sie in unserem Leitfaden, wie Sie mit klarem Fokus und überzeugendem Inhalt Ihre Zielgruppen erreichen. Nutzen Sie unsere Vorlage und Tipps, um eine wirkungsvolle Pressemeldungen zu schreiben.

Was ist eine Pressemeldung?

Die Pressemeldung, oft auch als Pressemitteilung bezeichnet, hat sich über die Jahrzehnte als ein zentrales Instrument der Unternehmenskommunikation etabliert. Sie dient als Brücke zwischen Unternehmen, Medien und der Öffentlichkeit und ist oft das erste, was Journalisten über ein neues Produkt, eine bevorstehende Veranstaltung oder andere wichtige Unternehmensnachrichten erfahren.

Definition: Eine Pressemeldung ist eine kurze schriftliche Kommunikationsform, die spezifisch für die Medien erstellt wird. Ihr Hauptzweck ist es, Journalisten und Redakteure über aktuelle Entwicklungen, Ereignisse oder Nachrichten eines Unternehmens oder einer Organisation zu informieren. Dabei soll sie den Journalisten als Grundlage für die Erstellung eigener Artikel oder Beiträge dienen.

Beispiele:

• Ein Technologieunternehmen bringt ein neues Produkt auf den Markt und erstellt eine Pressemeldung, um die Features, den Preis und das Veröffentlichungsdatum bekannt zu geben.
• Eine NGO veröffentlicht eine Pressemeldung, um auf eine bevorstehende Demonstration oder einen Fundraising-Event hinzuweisen.

In Zeiten vor dem Internet wurden Pressemeldungen in der Regel per Fax oder Post an Zeitungsredaktionen, Radiostationen und Fernsehsender gesendet. Heutzutage, in der digitalen Ära, haben Online-Plattformen und soziale Medien den Vertriebskanal für Pressemeldungen revolutioniert. Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht nur traditionelle Medien, sondern auch Blogger, Influencer und ihre eigene Online-Community direkt ansprechen können.

Ziel und Zielgruppe einer Pressemeldung

Das Verfassen einer Pressemeldung ist kein Selbstzweck. Es geht darum, eine bestimmte Nachricht an eine bestimmte Zielgruppe zu übermitteln. Das Verständnis für Ziel und Zielgruppe einer Pressemeldung ist entscheidend für deren Erfolg.

Eine Pressemeldung verfolgt primär das Ziel, Medienvertreter über eine Neuigkeit oder Entwicklung in Kenntnis zu setzen. Durch die Veröffentlichung dieser Nachricht in Medien soll:

• Die Öffentlichkeit informiert werden.
• Ein positives Image des Unternehmens oder der Organisation gefördert werden.
• Die Sichtbarkeit und das Bewusstsein für eine Marke oder ein Ereignis erhöht werden.
• In manchen Fällen, eine öffentliche Reaktion oder Handlung angeregt werden.

Während die direkte Zielgruppe einer Pressemeldung Journalisten und Medienvertreter sind, gibt es eine sekundäre Zielgruppe: die Leser, Zuschauer oder Hörer der Medien, die Ihre Meldung aufgreifen. Es ist wichtig, beide Zielgruppen im Blick zu haben:

• Medienvertreter: Journalisten sind ständig auf der Suche nach relevanten und interessanten Geschichten. Ihre Pressemeldung sollte deshalb klar, präzise und vor allem neuswertig sein. Stellen Sie sich die Frage: „Warum ist diese Nachricht für einen Journalisten relevant?“
• Endverbraucher: Letztlich soll Ihre Nachricht die breite Öffentlichkeit erreichen. Denken Sie also darüber nach, wie Ihre Nachricht von der allgemeinen Bevölkerung oder einer spezifischen Zielgruppe wahrgenommen wird.

Nicht jede Nachricht ist für jeden relevant. Daher ist es wichtig, die Inhalte Ihrer Pressemeldung auf die spezifischen Interessen und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe abzustimmen. Eine Pressemeldung über eine technologische Innovation wird beispielsweise anders gestaltet sein als eine Meldung über ein kulturelles Event.

Aufbau einer Pressemeldung

Die Struktur einer Pressemeldung dient dazu, Informationen in einer geordneten und leicht verständlichen Weise zu präsentieren. Sie hilft Journalisten, den Kern der Nachricht schnell zu erfassen und entsprechend darüber zu berichten. Indem man sich an diese Struktur hält, erhöht man die Chancen, dass die Pressemeldung von Medien aufgegriffen wird:

Überschrift

Der erste Eindruck zählt: Die Überschrift einer Pressemeldung ist oft das Erste, was der Leser sieht, und entscheidet, ob er weiterliest oder nicht.

Tipps:

• Seien Sie präzise und kommen Sie direkt auf den Punkt.
• Vermeiden Sie Clickbait oder irreführende Titel.
• Nutzen Sie aktive Verben und klare Begriffe.

Einleitung / Teaser

Den Leser packen: In den ersten ein bis zwei Sätzen sollten die wichtigsten Informationen (Wer? Was? Wann? Wo? Warum?) enthalten sein. Ein guter Einstieg liefert den Kontext und macht den Leser neugierig auf mehr.

Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass die Einleitung das Wesentliche der Nachricht zusammenfasst.
• Vermeiden Sie zu komplexe Sätze oder übermäßigen Jargon.

Hauptteil

Fakten, Zitate und Details: Hier wird die Nachricht detailliert dargestellt. Fakten werden vertieft, Zitate von relevanten Personen können eingebaut werden und zusätzliche Informationen, die dem Verständnis dienen, werden präsentiert.

Tipps:

• Strukturieren Sie den Hauptteil logisch, zum Beispiel chronologisch oder nach Wichtigkeit.
• Integrieren Sie Zitate, um die Nachricht persönlicher und authentischer zu machen.
• Halten Sie sich an die Fakten und vermeiden Sie zu werbliche Sprache.

Abschluss

Über das Unternehmen: Jede Pressemeldung sollte einen kurzen Abschnitt enthalten, der Informationen über das Unternehmen oder die Organisation bereitstellt. Dies gibt den Medien und anderen Lesern einen Kontext und ein besseres Verständnis dafür, wer hinter der Meldung steht.

Bestandteile:

• Firmenname: Der offizielle Name des Unternehmens oder der Organisation.
• Gründungsdatum: Ein Hinweis auf die Beständigkeit und Erfahrung des Unternehmens.
• Hauptgeschäftsbereiche: Eine kurze Beschreibung der Kerngeschäfte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet.
• Unternehmensvision und -mission: Ein bis zwei Sätze, die den Zweck des Unternehmens und seine langfristigen Ziele beschreiben.
• Hauptsitz und geografische Präsenz: Wo sich das Unternehmen befindet und wo es tätig ist (z.B. „Mit Hauptsitz in Berlin und Niederlassungen in ganz Europa…“).
• Wichtige Meilensteine: Wichtige Errungenschaften, Auszeichnungen oder andere Anerkennungen, die das Unternehmen im Laufe der Jahre erreicht hat.

Tipp:

• Der Unternehmensabschnitt sollte kurz und prägnant sein, ohne in Werbesprache abzudriften.

Kontaktdaten

Seien Sie erreichbar: Der Bereich mit den Kontaktdaten ist ein entscheidender Bestandteil jeder Pressemeldung. Er bietet Journalisten und anderen Interessenten die Möglichkeit, direkten Kontakt zum Unternehmen oder zur Organisation aufzunehmen, um weitere Informationen zu erhalten oder Interviews zu vereinbaren.

Bestandteile:

• Name des Ansprechpartners: Dies sollte eine Person sein, die mit der Pressemeldung und dem zugrundeliegenden Thema vertraut ist und Auskunft darüber geben kann.
• Position im Unternehmen/Organisation: Damit kann der Journalist oder Leser den Kontext des Ansprechpartners besser einordnen.
• Telefonnummer: Die direkte Durchwahl des Ansprechpartners, um eine schnelle Kommunikation zu ermöglichen. Es kann sinnvoll sein, sowohl eine Festnetznummer als auch eine Mobilnummer anzugeben.
• E-Mail-Adresse: Für schriftliche Anfragen oder zur Zusendung weiterer Materialien.
• Unternehmensadresse: Manchmal kann es sinnvoll sein, auch die physische Adresse des Unternehmens oder der Organisation hinzuzufügen, besonders wenn es um Einladungen zu Veranstaltungen oder Produktvorstellungen geht.
• Unternehmenswebsite / spezielle Landing Page: Eine URL zu einer Website oder einer speziellen Landing Page, auf der mehr Informationen oder ergänzendes Material (z.B. Pressebilder, Datenblätter) zu finden sind.

Tipp:

• Stellen Sie sicher, dass der Ansprechpartner während der Zeit nach der Veröffentlichung der Pressemeldung gut erreichbar ist.

Vorlage fürs Schreiben einer Pressemeldung

Für alle, die eine effektive Kommunikation mit Medienvertretern und der Öffentlichkeit anstreben: Hier ist eine detaillierte Vorlage für den Aufbau einer Pressemeldung, inklusive essentieller Bestandteile und hilfreicher Tipps, um Ihre Botschaft klar und professionell zu vermitteln:

 

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[Logo des Unternehmens/der Organisation]

PRESSEMITTEILUNG

 

Überschrift: [Klare und prägnante Aussage über die Nachricht]

Unterüberschrift: [Kurze ergänzende Information oder Teaser zur Überschrift]

[Ort], [Datum] – Beginnen Sie mit einem einleitenden Absatz, der den Kern Ihrer Nachricht zusammenfasst. Dieser Absatz sollte die wichtigsten Informationen enthalten: Wer? Was? Wann? Wo? Warum?

Haupttext:

1. Einleitung: [Kurze und prägnante Zusammenfassung der Nachricht. Dies sollte den Leser fesseln und die wichtigsten Informationen der Pressemeldung vermitteln.]
2. Details: [Erläutern Sie im nächsten Abschnitt weitere Details, Hintergründe oder den Kontext der Nachricht.]
3. Zitate: „[Ein passendes Zitat von einer relevanten Person, z.B. CEO, Projektleiter, etc.]“

Über [Unternehmensname]:
[Kurze Beschreibung Ihres Unternehmens/ Ihrer Organisation, inklusive Gründungsjahr, Hauptaktivitäten und -produkte, und der Mission oder Vision.]

Medienanfragen:
Für weitere Informationen oder Interviewanfragen wenden Sie sich bitte an:

Kontakt:
[Name des Ansprechpartners]
[Position im Unternehmen]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]

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Beispiel

Im Folgenden finden Sie ein beispielhaftes Format einer Pressemeldung der Muster GmbH, das zeigt, wie man effektiv über den Launch eines neuen Online-Shops informiert:

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Logo Muster GmbH

PRESSEMITTEILUNG

Muster GmbH präsentiert brandneuen Online-Shop

Einkaufen wird einfacher und intuitiver mit dem neuen digitalen Marktplatz von Muster GmbH

Berlin, 27. Juli 2023 – Muster GmbH, ein anerkannter Marktführer in der Handelsbranche, hat heute den Launch ihres innovativen Online-Shops bekanntgegeben. Diese digitale Plattform wurde entwickelt, um Kunden ein nahtloses, bequemes und modernes Einkaufserlebnis zu bieten, egal wo sie sich befinden.

In einer Zeit, in der das Online-Shopping immer mehr zur Norm wird, sucht Muster GmbH ständig nach Möglichkeiten, das Einkaufserlebnis ihrer Kunden zu verbessern. Mit dem brandneuen Online-Shop wird nun ein weiterer Meilenstein in dieser Bestrebung erreicht.

Der neue Online-Shop von Muster GmbH bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Einkaufen erleichtern. Dazu gehören eine intuitive Benutzeroberfläche, personalisierte Produktempfehlungen und ein schneller Checkout-Prozess. Ein besonderer Fokus wurde auf mobiles Shopping gelegt, sodass Kunden auch unterwegs problemlos einkaufen können.

„Unsere Vision war es, einen Online-Shop zu schaffen, der nicht nur funktional ist, sondern auch die Werte von Muster GmbH widerspiegelt. Wir sind stolz darauf, unseren Kunden diese neue Plattform präsentieren zu können und freuen uns auf das Feedback“, erklärt Julia Meier, Geschäftsführerin von Muster GmbH.

Über Muster GmbH:
Seit der Gründung im Jahr 1995 hat sich die Muster GmbH als vertrauenswürdiger Partner im Handel etabliert. Durch stetige Innovation und einem tiefen Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Kunden bietet das Unternehmen Produkte und Dienstleistungen, die stets höchsten Qualitätsstandards entsprechen.

Für weitere Informationen oder Interviewanfragen wenden Sie sich bitte an:

Herrn Max Mustermann
Leiter der Online-Abteilung
+49 123 4567890
max@muster-gmbh.de

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Stil und Sprache: Den richtigen Ton treffen

Während der Inhalt einer Pressemeldung zentral ist, spielt auch die Art und Weise, wie diese Informationen präsentiert werden, eine entscheidende Rolle. Der Stil und die Sprache einer Pressemeldung können maßgeblich dazu beitragen, wie sie von Journalisten und letztlich von der breiteren Öffentlichkeit wahrgenommen wird.

Objektivität und Neutralität

Eine Pressemeldung ist kein Werbetext. Ihr Hauptziel ist es, sachliche Informationen zu vermitteln.

• Tipps:
  • Vermeiden Sie superlative Formulierungen wie „das beste Produkt“ oder „führend im Markt“.
  • Bleiben Sie bei den Fakten und vermeiden Sie subjektive Meinungen, es sei denn, es handelt sich um ein Zitat.

Klare und verständliche Sprache

Die Informationen sollten für alle verständlich sein, nicht nur für Experten oder Insider.

• Tipps:
  • Vermeiden Sie Fachjargon, es sei denn, er ist unvermeidlich und Ihre Zielgruppe ist mit ihm vertraut.
  • Nutzen Sie kurze Sätze und vermeiden Sie komplexe Satzstrukturen.

Aktive statt passive Sprache

Aktive Formulierungen machen den Text lebendiger und direkter.

• Beispiel:
  • Passiv: „Ein neues Produkt wurde von unserem Unternehmen eingeführt.“
  • Aktiv: „Unser Unternehmen hat ein neues Produkt eingeführt.“

Zitate zur Untermauerung

Zitate von Führungskräften, Experten oder Betroffenen können Ihrer Pressemeldung Persönlichkeit und Glaubwürdigkeit verleihen.

• Tipps:
  • Achten Sie darauf, dass Zitate tatsächlich etwas Wertvolles oder Einzigartiges beitragen.
  • Vermeiden Sie zu lange oder komplizierte Zitate. Sie sollten den Fluss des Textes nicht stören.

Korrekturlesen ist ein Muss

Grammatik- oder Rechtschreibfehler können die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachricht untergraben.

• Tipps:
  • Lassen Sie Ihre Pressemeldung von mindestens einer weiteren Person gegenlesen.
  • Nutzen Sie bei Bedarf professionelle Korrektursoftware oder beauftragen Sie einen Lektor.

Die Bedeutung von Neuigkeitswert und Relevanz

In der Flut von täglichen Nachrichten und Pressemitteilungen ist es unerlässlich, dass Ihre Pressemeldung heraussticht. Der Schlüssel dazu liegt in ihrem Neuigkeitswert und ihrer Relevanz.

Was ist der Neuigkeitswert?

Der Neuigkeitswert, oft auch als Nachrichtenwert bezeichnet, bestimmt, inwieweit Ihre Information für die Öffentlichkeit und die Medien als „neu“ und „interessant“ wahrgenommen wird. Er kann durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden:

• Aktualität: Ist die Information brandneu oder schon länger bekannt?
• Bedeutung: Wie wichtig ist die Information für die Zielgruppe?
• Ungewöhnlichkeit: Handelt es sich um etwas Überraschendes oder Unerwartetes?
• Prominenz: Sind bekannte Personen oder Organisationen beteiligt?

Relevanz: Warum sollte es jemanden interessieren?

Relevanz beantwortet die Frage, warum die Information für die Zielgruppe von Bedeutung ist. Eine Information mag neu sein, aber wenn sie für die Zielgruppe nicht relevant ist, wird sie wahrscheinlich ignoriert.

• Tipps:
  • Fragen Sie sich: „Was hat meine Zielgruppe von dieser Information?“
  • Überlegen Sie, wie Ihre Nachricht das Leben, den Alltag oder die Entscheidungen Ihrer Zielgruppe beeinflussen könnte.

Es ist nicht immer einfach, den perfekten Mittelweg zwischen Neuigkeitswert und Relevanz zu finden. Manchmal sind Informationen sehr relevant, aber nicht neu. In anderen Fällen sind sie brandneu, aber für die Mehrheit nicht relevant.

• Tipps:
  • Überlegen Sie, wie Sie eine altbekannte Information in einem neuen Licht präsentieren können.
  • Identifizieren Sie mögliche Nischen-Zielgruppen, für die Ihre Nachricht besonders relevant sein könnte, selbst wenn sie für die breitere Öffentlichkeit nicht von Bedeutung ist.

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen hat eine neue, umweltfreundliche Verpackung entwickelt. Während das Thema „Umweltschutz“ allein nicht unbedingt einen hohen Neuigkeitswert hat, könnte der innovative Ansatz des Unternehmens und die spezifischen Vorteile der neuen Verpackung die Nachricht relevant und neuwertig machen.

Verteilung und Veröffentlichung: Ihre Nachricht in den Medien

Selbst die bestgeschriebene Pressemeldung ist wertlos, wenn sie nicht ihre Zielgruppe erreicht. Deshalb ist der Schritt der Verteilung und Veröffentlichung mindestens genauso wichtig wie das Verfassen der Pressemeldung selbst.

Wählen Sie die richtigen Kanäle

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Pressemeldung zu verbreiten, und der Erfolg hängt oft von der Wahl des richtigen Kanals ab.

• Traditionelle Medien: Hierzu gehören Zeitungen, Zeitschriften, Radio und Fernsehen. Jedes Medium hat spezifische Anforderungen und Zielgruppen. Recherchieren Sie, welche Medien für Ihr Thema am relevantesten sind.
• Online-Presseportale: Es gibt viele Portale, die Pressemeldungen sammeln und an Journalisten und Interessierte weiterleiten. Einige sind allgemein, andere branchenspezifisch.
• Soziale Medien: Nutzen Sie Ihre eigenen Kanäle (z.B. Unternehmensseite auf Facebook, Twitter, LinkedIn) um Ihre Nachricht zu verbreiten.

Personalisierte Ansprache von Journalisten

Ein persönlicher Kontakt zu Journalisten kann die Chancen erhöhen, dass Ihre Pressemeldung Beachtung findet.

• Tipps:
  • Recherchieren Sie, welche Journalisten oder Redaktionen in der Vergangenheit über ähnliche Themen berichtet haben.
  • Personalisieren Sie Ihr Anschreiben und erklären Sie, warum Sie glauben, dass Ihre Nachricht für diesen speziellen Journalisten relevant ist.

Timing ist entscheidend

Das richtige Timing kann den Unterschied ausmachen, ob Ihre Pressemeldung Beachtung findet oder untergeht.

• Tipps:
  • Vermeiden Sie, Ihre Pressemeldung an Tagen mit großen Nachrichtenereignissen zu verschicken, es sei denn, sie ist direkt relevant.
  • Berücksichtigen Sie Redaktionsschlüsse und Arbeitszeiten von Journalisten.

Feedback nutzen und Beziehungen aufbauen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Journalisten Rückfragen haben oder zusätzliche Informationen anfordern.

• Tipps:
  • Seien Sie für Journalisten erreichbar und reagieren Sie schnell auf Anfragen.
  • Pflegen Sie die Beziehungen zu Medienvertretern, um zukünftige Veröffentlichungen zu erleichtern.

Presseverteiler nutzen

Die Verteilung einer Pressemeldung über einen Presseverteiler kann sehr effektiv sein, da sie Ihnen hilft, eine breite Palette von Medien und Journalisten zu erreichen.

Beispiel: Connektar.de ist ein Online-Presseverteiler, das Unternehmen, Vereinen und Einzelpersonen die Möglichkeit bietet, ihre Pressemeldungen online zu veröffentlichen und automatisiert an eine Vielzahl von überregionalen, regionalen und thematischen Online-Portalen zu verteilen. Es spart Zeit und hilft dabei, die Sichtbarkeit von Nachrichten in den Medien und Suchmaschinen zu erhöhen. Hier können Sie den Presseverteiler von Connerktar kostenlos testen.

Feedback und Analyse

In der PR-Arbeit ist es nicht nur wichtig, eine Nachricht zu verbreiten, sondern auch zu verstehen, wie diese Nachricht ankommt und welchen Effekt sie erzielt. Durch Feedback und Analyse können Sie Ihre zukünftigen Pressemeldungen verbessern und Ihre PR-Strategie anpassen.

Die Wirkung Ihrer Pressemeldung messen:

1. Reichweite: Dies bezieht sich auf die Anzahl der Personen, die Ihre Pressemeldung gesehen haben. Dies kann durch direkte Aufrufe auf einem Presseportal, Artikel in Online-Medien oder auch durch traditionelle Medienaufrufe gemessen werden.
2. Engagement: Überprüfen Sie, wie viele Personen mit Ihrer Pressemeldung interagieren. Das kann beinhalten: Kommentare, Shares in sozialen Medien, Likes oder die Dauer des Verweilens auf der Pressemeldungsseite.
3. Conversion: Wenn Ihre Pressemeldung einen Call-to-Action beinhaltet (z.B. einen Link zu einer Webseite), können Sie messen, wie viele Personen diesem gefolgt sind. Dies gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wie effektiv Ihre Pressemeldung bei der Zielgruppe ankam.
4. Medienaufnahme: Erfassen Sie, welche Medien Ihre Pressemeldung aufgegriffen und darüber berichtet haben. Dies gibt nicht nur Aufschluss über die Qualität Ihrer Meldung, sondern auch darüber, welche Medien für zukünftige Veröffentlichungen besonders relevant sein könnten.

Tools und Techniken zur Erfolgskontrolle:

1. Google Analytics: Ein unverzichtbares Tool, um den Traffic und das Verhalten von Besuchern auf Ihrer Website oder der Seite Ihrer Pressemeldung zu überwachen.
2. Media Monitoring Tools: Dienste wie Mention, Google Alerts oder Talkwalker können Sie darüber informieren, wenn Ihre Marke oder spezifische Keywords (z.B. der Titel Ihrer Pressemeldung) in den Medien oder im Internet erwähnt werden.
3. Social Media Analytics: Plattformen wie Facebook, Twitter und LinkedIn bieten eigene Analysetools, mit denen Sie die Performance Ihrer Posts überwachen können.
4. Feedback-Formulare: Integrieren Sie Feedback-Formulare oder Umfragen am Ende Ihrer Pressemeldung oder auf Ihrer Website, um direktes Feedback von Ihrer Zielgruppe zu erhalten.
5. PR-Software: Es gibt spezialisierte PR-Softwarelösungen wie Cision oder Meltwater, die sowohl das Versenden von Pressemeldungen als auch das Monitoring und die Analyse unterstützen.