Presseverteiler erstellen – Anleitung & Tipps für erfolgreiche Pressearbeit

Erfahren Sie, wie ein Presseverteiler Ihre PR-Arbeit vereinfachen kann. Lernen Sie, wie Sie Schritt für Schritt Ihren eigenen Presseverteiler erstellen oder entscheiden Sie, ob Sie lieber auf professionelle Dienste zurückgreifen, um Ihren Kommunikationserfolg mit den Medien zu maximieren.

Was ist ein Presseverteiler?

Ein Presseverteiler ist ein wesentliches Instrument in der PR- und Kommunikationsarbeit. In seiner grundlegendsten Form ist ein Presseverteiler eine Liste von Kontakten – Journalisten, Redakteure, Blogger, Influencer und andere Medienvertreter –, die für Ihre Branche relevant sind und an Ihrer Marke oder Ihrem Produkt interessiert sein könnten. Der Hauptzweck eines Presseverteilers ist es, Ihre Pressemitteilungen, Nachrichten und andere Informationen effektiv und effizient an relevante Medienvertreter zu verteilen.

Ein gut gepflegter Presseverteiler ist Gold wert. Er ermöglicht es Ihnen, zielgerichtete Pressemitteilungen zu senden, die sicherstellen, dass Ihre Nachrichten das richtige Publikum erreichen. Durch die Kontaktaufnahme mit relevanten Medienvertretern kann ein Presseverteiler dazu beitragen, die Sichtbarkeit Ihrer Marke zu erhöhen, Ihr Markenimage zu stärken und Ihren Einfluss in Ihrer Branche auszubauen.

Tipp: Verschicken Sie Ihre Pressemitteilungen kostenlos über Connektar.

Presseverteiler erstellen – Anleitung in 5 Schritten

Das Erstellen eines Presseverteilers kann auf den ersten Blick eine langwierige Aufgabe sein. Allerdings ist es, wenn man es richtig plant und aufbaut, ein lohnenswertes Projekt.

Wenn Sie einen Presseverteiler erstellen möchten, unterteile Sie Ihre Arbeit am besten in folgende Schritte:

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele

Bevor Sie mit dem Aufbau Ihres Presseverteilers beginnen, sollten Sie sich zunächst klar darüber sein, was Sie erreichen wollen. Ihre Ziele könnten sein, eine größere Sichtbarkeit in bestimmten Medien zu erreichen, Ihre Zielgruppe besser zu erreichen oder Ihre PR-Kampagnen zu stärken.

Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre Zielmedien

Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, ist es an der Zeit, die Medien zu identifizieren, die für Sie am relevantesten sind. Dies könnten Fachmagazine, Blogs, Tageszeitungen, Fernsehsender oder Radio sein. Es ist wichtig, Medien zu wählen, die von Ihrer Zielgruppe konsumiert werden.

Schritt 3: Sammeln Sie Kontaktdaten für Ihren Presseverteiler

Der nächste Schritt besteht darin, die Kontaktdaten der Journalisten und Redakteure dieser Medien zu sammeln. Sie können diese Informationen oft auf den Websites der Medien finden oder Sie können direkt anrufen und nach dem richtigen Ansprechpartner fragen.

Schritt 4: Organisieren Sie Ihre Kontakte

Organisieren Sie die gesammelten Kontaktdaten übersichtlich. Dazu können Sie ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel verwenden oder eine spezialisierte Software.

Schritt 5: Pflegen Sie Ihren Presseverteiler

Ein Presseverteiler sollte ständig gepflegt und aktualisiert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontakte regelmäßig überprüfen und veraltete Informationen entfernen.

Aufbau und Struktur

Presseverteiler selbst erstellen mit Excel

Excel ist ein einfaches Werkzeug, das Ihnen helfen kann, Ihren Presseverteiler zu organisieren und zu verwalten. Hier ist, wie Sie einen Presseverteiler in Excel erstellen können:

1. Erstellen Sie eine neue Tabelle: Beginnen Sie mit dem Erstellen einer neuen Tabelle in Excel. Sie können verschiedene Spalten erstellen, um die verschiedenen Informationen zu organisieren, wie z.B. Name des Journalisten, Medienunternehmen, Kontaktinformationen und Anmerkungen.
2. Füllen Sie die Tabelle aus: Füllen Sie die Tabelle mit den gesammelten Informationen aus. Sie können auch zusätzliche Spalten für zusätzliche Informationen hinzufügen, wie z.B. die Art des Mediums, die Zielgruppe oder spezielle Interessen des Journalisten.
3. Organisieren Sie die Informationen: Sie können die Informationen nach verschiedenen Kriterien sortieren oder filtern, um den Überblick zu behalten. Sie können z.B. alle Kontakte nach Medium, Branche oder Standort sortieren.
4. Aktualisieren Sie die Tabelle regelmäßig: Vergessen Sie nicht, Ihre Tabelle regelmäßig zu aktualisieren. Entfernen Sie veraltete Kontakte und fügen Sie neue Kontakte hinzu, wenn Sie welche finden.

Vorlage

Beispiel: Hier ist eine einfache Tabellenstruktur, die Sie als Basis für Ihre Excel-Vorlage nutzen können:

Journalistenname	Medienunternehmen	Medium (TV, Radio, Zeitung, Blog, etc.)	Schwerpunkte	E-Mail	Telefonnummer	Anmerkungen
Max Mustermann	XYZ Nachrichten	Zeitung	Politik	max@xyz.de	1234567890	Interesse an lokalen Themen
Julia Schmidt	ABC Radio	Radio	Kultur	julia@abc.com	0987654321	Hat bereits über ähnliche Themen berichtet

 

Die Spalte „Schwerpunkte“ kann die speziellen Interessengebiete des Journalisten oder die Art der Geschichten, die sie normalerweise abdecken, beinhalten. Die „Anmerkungen“-Spalte kann zusätzliche Informationen enthalten, wie z.B. ob der Journalist bereits über Ihr Unternehmen oder Ihre Branche berichtet hat, ob er ein spezielles Interesse an bestimmten Themen hat, usw.

Tipp: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat in Europa weitreichende Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen personenbezogene Daten verarbeiten und speichern. Wenn Sie einen Presseverteiler erstellen, ist es von größter Bedeutung, dass Sie die Regeln und Anforderungen der DSGVO befolgen.

DSGVO: Das sollten Sie beim Erstellen Ihres Verteiler beachten

Die DSGVO legt strenge Standards für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten fest, einschließlich der Daten von Journalisten und Medienkontakten. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Erstellung eines Presseverteilers unter Berücksichtigung der DSGVO beachten sollten:

1. Einwilligung zur Datenspeicherung und -verwendung: Im Allgemeinen müssen Sie die ausdrückliche Einwilligung der Person einholen, bevor Sie ihre Daten speichern und verwenden. Stellen Sie sicher, dass jeder Journalist oder Medienkontakt, den Sie in Ihren Presseverteiler aufnehmen, seine Zustimmung zur Aufnahme in den Verteiler und zur Kontaktaufnahme durch Sie gegeben hat.
2. Zweck der Datenspeicherung: Gemäß der DSGVO sollten personenbezogene Daten nur für festgelegte, ausdrückliche und legitime Zwecke gesammelt werden. Stellen Sie sicher, dass die Daten, die Sie von Journalisten und Medienkontakten sammeln, nur zum Zwecke der Kommunikation und PR-Arbeit verwendet werden.
3. Minimierung der Datensammlung: Sie sollten nur die absolut notwendigen Daten sammeln und speichern. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise den Namen, die E-Mail-Adresse und das Medium, für das ein Journalist arbeitet, aber Sie benötigen möglicherweise nicht unbedingt weitere persönliche Informationen.
4. Datensicherheit: Die DSGVO erfordert, dass Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der von Ihnen gespeicherten Daten zu gewährleisten. Dies könnte beinhalten, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Dateien verschlüsselt sind, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten haben und dass Sie regelmäßige Backups durchführen.
5. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Personen haben das Recht, von Ihnen zu verlangen, dass Sie ihre Daten löschen. Wenn ein Journalist oder Medienkontakt Sie auffordert, seine Daten zu löschen, müssen Sie dies in einer angemessenen Zeit tun.

Presseverteiler erstellen lassen

Wenn Ihnen die Zeit oder die Ressourcen fehlen, um Ihren eigenen Presseverteiler zu erstellen, können Sie auch einen professionellen Dienstleister beauftragen oder online einen Presseverteiler kaufen. Es gibt viele PR-Agenturen und Kommunikationsfirmen, die diesen Service anbieten. Sie können nicht nur den Presseverteiler für Sie erstellen, sondern auch regelmäßig pflegen und aktualisieren.

Kosten

Die Kosten für das Erstellen eines Presseverteilers können stark variieren. Wenn Sie sich entscheiden, den Presseverteiler selbst zu erstellen, sind die Kosten hauptsächlich Ihre Zeit und Mühe. Sie könnten auch Geld für spezielle Software oder Datenbanken ausgeben, um Kontakte zu finden und zu verwalten.

Wenn Sie sich für einen professionellen Dienstleister entscheiden, können die Kosten je nach Umfang der Dienstleistungen und der Größe Ihres Presseverteilers variieren. Es ist eine gute Idee, verschiedene Angebote einzuholen und zu vergleichen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Alternative: Presseverteiler von Connektar

Connektar.de ist eine Presseportal- und Presseverteilungsplattform, die Unternehmen, Organisationen und PR-Agenturen dabei hilft, ihre Pressemitteilungen an eine breite Palette von Online-Medien zu verteilen. Es gibt viele Gründe, warum Connektar eine ausgezeichnete Alternative oder Ergänzung zu einem selbst erstellten Presseverteiler ist:

1. Erweiterung der Reichweite: Mit einem selbst erstellten Presseverteiler erreichen Sie in der Regel eine begrenzte Anzahl von Medienkontakten. Connektar.de hat ein großes Netzwerk von Medienportalen, das die Sichtbarkeit Ihrer Pressemitteilungen erheblich erhöhen kann. Sie können Ihre Pressemitteilung auf bis zu 100 aktiven Portalen, Social Media und RSS-Feeds verteilen.
2. Zeitersparnis: Das Erstellen und Pflegen eines eigenen Presseverteilers kann zeitaufwendig sein. Mit Connektar können Sie Ihre Pressemitteilungen mit wenigen Klicks an eine Vielzahl von Medienportalen senden.
3. Zielgerichtete Verteilung: Connektar ermöglicht es Ihnen, die passenden Portale nach Branchen, Themen oder Regionen auszuwählen. Das bedeutet, dass Ihre Pressemitteilungen genau die Medien, die am wahrscheinlichsten daran interessiert sind.
4. Garantierte Veröffentlichung: Ihre Pressemitteilung wird auf den von Ihnen ausgewählten Portalen innerhalb kurzer Zeit veröffentlicht.
5. Geringe Kosten: Sie können den Presseverteiler gratis testen bevor Sie sich für kostenpflichtige Einzelleistungen oder Pakete entscheiden. Hier finden Sie eine Übersicht der Kosten.
6. Reporting: Connektar.de bietet ein Reporting, das es Ihnen ermöglichen, die Anzahl der Veröffentlichungen und Zugriffe auf Ihre Pressemitteilung ganz einfach zu verfolgen.

Fazit

Ein gut gepflegter Presseverteiler kann ein wertvolles Instrument für Ihre PR-Arbeit sein. Ob Sie sich dafür entscheiden, ihn selbst zu erstellen oder einen professionellen Dienstleister zu beauftragen, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen ab. Unabhängig von der Methode ist es wichtig, Ihre Ziele klar zu definieren, die richtigen Medien zu identifizieren und Ihre Kontakte regelmäßig zu pflegen und zu aktualisieren. Ein effektiver Presseverteiler kann dazu beitragen, Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen, Ihre Botschaft effektiv zu verbreiten und letztendlich Ihre PR-Ziele zu erreichen.