Blog

Kategorie: Pressearbeit

Presseversand effizient gestalten mit modernen Tools und Praxis-Tipps für Ihre PR


Sie möchten Pressemitteilungen erfolgreich an Presse- und Medienvertreter versenden? In der heutigen Medienlandschaft ist ein effektiver Presseversand entscheidend, um Ihre Botschaften zu verbreiten und die Sichtbarkeit Ihrer Marke zu erhöhen. Dieser Ratgeber führt Sie durch die wichtigsten Möglichkeiten des Versands von Unternehmensinformationen. Lernen Sie die besten Strategien, Tools und Best Practices kennen, um Ihre Pressearbeit gezielt und wirkungsvoll zu gestalten.

Wie funktioniert der Presseversand?

Moderner Presseversand
Moderner Presseversand

Presseversand bezeichnet den Versand von Pressemitteilungen an Presse- und Medienvertreter.

Früher erfolgte der Presseversand hauptsächlich über Briefpost und Fax, wobei die Pressemitteilungen physisch gedruckt und an Journalisten und Redaktionen verschickt wurden. Dieser Prozess war zeitaufwändig und kostspielig, da er den Einsatz von Papier, Druckmaterialien und Portokosten erforderte. Die Kontaktpflege zu den einzelnen Pressevertretern war ebenfalls arbeitsintensiv, da die Adressdaten manuell gepflegt und aktualisiert werden mussten.

Heutzutage hat sich der Presseversand erheblich verändert und ist größtenteils digitalisiert.

Pressemitteilungen werden per E-Mail über Presseverteiler versendet und auf Online-Presseportalen veröffentlicht. Dies ermöglicht eine schnellere und kostengünstigere Verbreitung von Informationen. Der Versand kann durch spezialisierte PR-Software automatisiert werden, die den Versand an eine Vielzahl von Medienkontakten gleichzeitig ermöglicht und die Empfängerlisten automatisch aktualisiert. Social Media und Blogs spielen ebenfalls eine immer wichtigere Rolle bei der Verbreitung von Pressemitteilungen. Durch die Digitalisierung kann der Erfolg von Presseversandaktionen besser gemessen werden, indem Öffnungsraten, Klicks und Erwähnungen in den Medien verfolgt werden.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie den modernen Presseversand effektiv nutzen können, um Ihre Pressemitteilungen optimal zu verbreiten und so eine größere Reichweite zu erzielen.

Übersicht der Lösungen für modernen Presseversand

Es gibt verschiedene Möglichkeiten für den Presseversand, jede mit ihren eigenen Vorteilen und Herausforderungen. Hier sind einige der gängigsten Methoden:

1. Direkter Versand per E-Mail

  • Vorteile: Kostengünstig, direkte Ansprache von Journalisten, Personalisierung möglich.
  • Nachteile: Kann leicht im Spam-Ordner landen, erfordert aktuelle und gut gepflegte Medienkontakte.
  • Tipps: Nutzen Sie ansprechende Betreffzeilen, personalisieren Sie die E-Mails und fügen Sie relevante Anhänge oder Links hinzu.

2. Presseverteiler-Dienste

  • Beispiele: PR Newswire, Cision, Meltwater.
  • Vorteile: Große Reichweite, Zugang zu umfangreichen Medienkontaktdatenbanken, integrierte Analyse-Tools.
  • Nachteile: Kostenintensiv, weniger personalisiert.
  • Tipps: Wählen Sie Dienste, die auf Ihre Branche spezialisiert sind, und nutzen Sie die Analyse-Tools, um den Erfolg Ihrer Mitteilungen zu messen.

3. Online-Presseportale und -verteiler

  • Beispiele: Connektar, openPR.
  • Vorteile: Breite Verbreitung, einfache Handhabung, oft kostengünstig oder kostenlos. Gute Auffindbarkeit über Suchmaschinen.
  • Nachteile: Möglicherweise geringere Medienaufmerksamkeit, weniger Kontrolle über die Zielgruppe.
  • Tipps: Nutzen Sie mehrere Portale gleichzeitig, um Ihre Reichweite zu erhöhen, und optimieren Sie Ihre Mitteilungen für Suchmaschinen.

4. Soziale Medien

  • Plattformen: Twitter, LinkedIn, Facebook.
  • Vorteile: Direkter Kontakt mit Journalisten und Influencern, breite und schnelle Verbreitung, Interaktion mit der Zielgruppe möglich.
  • Nachteile: Erfordert kontinuierliche Pflege und Interaktion, weniger formell.
  • Tipps: Verwenden Sie relevante Hashtags, taggen Sie Journalisten und Medien, und veröffentlichen Sie visuell ansprechende Inhalte.

5. Eigene Website und Blog

  • Vorteile: Volle Kontrolle über den Inhalt, Verbesserung der SEO, direkte Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe.
  • Nachteile: Abhängigkeit vom eigenen Traffic, erfordert regelmäßige Aktualisierung.
  • Tipps: Veröffentlichen Sie Pressemitteilungen in einem eigenen Pressebereich und verlinken Sie in Ihren E-Mails und sozialen Medien darauf.

6. Netzwerkveranstaltungen und Pressekonferenzen

  • Vorteile: Persönlicher Kontakt, unmittelbare Rückmeldung, Möglichkeit zur ausführlichen Präsentation.
  • Nachteile: Zeit- und kostenintensiv, erfordert gute Planung und Organisation.
  • Tipps: Planen Sie Veranstaltungen sorgfältig, laden Sie relevante Medienvertreter persönlich ein und bereiten Sie Pressemappen und Präsentationen vor.

7. PR-Agenturen

  • Vorteile: Professionelle Unterstützung, Zugang zu umfangreichen Mediennetzwerken, strategische Beratung.
  • Nachteile: Kostenintensiv, Abhängigkeit von externen Dienstleistern.
  • Tipps: Wählen Sie eine Agentur mit Erfahrung in Ihrer Branche und definieren Sie klare Ziele und Erwartungen.

8. Newsletter

  • Vorteile: Direkte Ansprache der Abonnenten, regelmäßige Updates, Pflege von Beziehungen.
  • Nachteile: Erfordert Aufbau und Pflege einer Abonnentenliste, Gefahr von Abmeldungen bei zu häufigem Versand.
  • Tipps: Integrieren Sie Pressemitteilungen in Ihren Unternehmens-Newsletter und segmentieren Sie Ihre Abonnentenliste nach Interessen.

Durch die Kombination dieser Methoden und die Anpassung an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele können Sie Ihre Pressearbeit effektiv gestalten und die Reichweite Ihrer Nachrichten maximieren.

Beispiele von Anbietern und Tools für Presseversand

Für den modernen Presseversand gibt es eine Vielzahl von Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Pressemitteilungen effektiv zu erstellen, zu versenden und deren Erfolg zu verfolgen. Hier sind einige der beliebtesten und am häufigsten genutzten Tools, zusammen mit ihren Hauptfunktionen und Vorteilen:

Cision

Cision ist eines der bekanntesten PR-Tools und bietet umfassende Funktionen für den Presseversand. Es ermöglicht Ihnen, umfangreiche Medienkontakte-Datenbanken zu durchsuchen und gezielt anzusprechen. Cision bietet auch Analysefunktionen, um die Reichweite und Wirkung Ihrer Pressemitteilungen zu messen, sowie die Möglichkeit, Multimedia-Inhalte in Ihre Mitteilungen einzubetten.

Meltwater

Meltwater bietet ähnliche Funktionen wie Cision und ist besonders stark in der Medienüberwachung und Analyse. Das Tool ermöglicht die Verbreitung von Pressemitteilungen an eine breite Palette von Medienkontakten und bietet detaillierte Berichte über die Leistung Ihrer PR-Kampagnen. Meltwater kann auch Social Media Erwähnungen und Online-Nachrichten verfolgen, um den gesamten Medieneinfluss zu analysieren.

Prezly

Prezly ist ein benutzerfreundliches Tool, das den Fokus auf Storytelling und Multimedia legt. Es ermöglicht die Erstellung ansprechender Pressemitteilungen mit eingebetteten Bildern, Videos und anderen Medien. Prezly bietet auch Funktionen zur Verwaltung von Medienkontakten und zum Versand von personalisierten E-Mails. Darüber hinaus können Sie den Erfolg Ihrer Pressemitteilungen durch eingebaute Analysetools verfolgen.

PR Newswire

PR Newswire ist ein Dienst zur Verbreitung von Pressemitteilungen, der eine breite Reichweite in den Medien bietet. Über PR Newswire können Sie Ihre Mitteilungen an eine Vielzahl von Nachrichtendiensten, Redaktionen und Online-Plattformen senden. Das Tool bietet auch SEO-Optimierung, um die Sichtbarkeit Ihrer Mitteilungen in den Suchmaschinen zu erhöhen.

PRWeb

PRWeb ist ein weiteres beliebtes Tool für den Presseversand, das ähnlich wie PR Newswire funktioniert. Es bietet eine Plattform zur Verbreitung von Pressemitteilungen an ein breites Netzwerk von Medienkontakten und Online-Nachrichtenportalen. PRWeb ermöglicht auch die Einbindung von Multimedia-Inhalten und bietet Analysefunktionen zur Messung der Leistung Ihrer Mitteilungen.

Google Alerts

Google Alerts ist ein kostenloses Tool, das Ihnen hilft, Erwähnungen Ihrer Marke oder Pressemitteilungen im Web zu verfolgen. Obwohl es kein vollständiges PR-Tool ist, kann es eine nützliche Ergänzung sein, um zu überwachen, wann und wo Ihre Mitteilungen online erscheinen.

HubSpot

HubSpot bietet eine umfassende Marketing- und PR-Plattform mit Funktionen zur Erstellung, Verbreitung und Analyse von Pressemitteilungen. Es ermöglicht die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen, die Verfolgung von Öffnungsraten und Klicks sowie die Integration von PR-Aktivitäten in Ihre gesamte Marketingstrategie.

BuzzStream

BuzzStream ist ein Tool zur Verwaltung von Blogger- und Influencer-Beziehungen, das auch für den Presseversand genutzt werden kann. Es hilft Ihnen, Medienkontakte zu verwalten, E-Mail-Kampagnen zu personalisieren und die Reichweite Ihrer Pressemitteilungen zu erweitern. BuzzStream bietet auch Analysefunktionen, um den Erfolg Ihrer PR-Bemühungen zu messen.

CoverageBook

CoverageBook ist ein Tool zur Erstellung von Berichten über die Medienberichterstattung Ihrer Pressemitteilungen. Es sammelt und präsentiert Erwähnungen in Online- und Printmedien, Social Media und anderen Quellen in einem übersichtlichen Bericht, der leicht mit Stakeholdern geteilt werden kann.

Mailchimp

Mailchimp ist eine weit verbreitete Plattform für E-Mail-Marketing, die auch für den Versand von Pressemitteilungen verwendet werden kann. Mit Mailchimp können Sie Newsletter und Pressemitteilungen erstellen, personalisieren und an große Empfängerlisten versenden. Es bietet umfangreiche Analysefunktionen, um die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen zu überwachen.

Durch den Einsatz dieser Tools können Sie Ihre Pressearbeit effizienter gestalten, Reichweite und Engagement erhöhen und den Erfolg Ihrer PR-Kampagnen besser messen. Wählen Sie die Tools, die am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen und Zielen passen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Connektar

Connektar.de ist ein Online-Dienst, der speziell für die automatisierte Verbreitung von Online-Pressemitteilungen an bis zu 100+ weitere Presse- und Newsportale entwickelt wurde. Es bietet eine benutzerfreundliche Plattform, um Ihre Nachrichten schnell an eine breite Zielgruppe zu senden und die Sichtbarkeit Ihrer Mitteilungen durch Online-Veröffentlichungen zu erhöhen.

Kosten

Die Kosten für den Presseversand können stark variieren, abhängig von den genutzten Tools, der Reichweite der Verbreitung und den zusätzlichen Dienstleistungen, die in Anspruch genommen werden. Das sind die verschiedenen Kostenfaktoren und typische Preisspannen, die zu beachten sind:

  1. Plattformgebühren
    • Online-Dienste wie Cision oder Meltwater: Diese bieten umfassende PR-Lösungen und kosten oft zwischen 500 und 3000 Euro pro Monat, abhängig vom Umfang der abonnierten Dienste.
    • Einzelne Presseverteilungsdienste wie PR Newswire oder PRWeb: Diese berechnen in der Regel pro Pressemitteilung, mit Preisen von etwa 300 bis 800 Euro pro Veröffentlichung.
  2. Erstellung und Gestaltung
    • In-House-Erstellung: Wenn Sie die Pressemitteilungen intern erstellen, fallen hauptsächlich Personalkosten an. Diese variieren je nach Gehalt des zuständigen Mitarbeiters.
    • Outsourcing an PR-Agenturen: Agenturen können zwischen 1000 und 5000 Euro pro Pressemitteilung verlangen, abhängig von der Komplexität und dem Umfang der Arbeit.
  3. Medienverteiler und Kontakte
    • Kauf von Medienverteilern: Datenbanken mit Medienkontakten können separat erworben werden, oft zu Preisen von 500 bis 2000 Euro pro Jahr, je nach Größe und Aktualität der Datenbank.
  4. SEO- und Optimierungsdienste
    • SEO-Optimierung: Einige Plattformen bieten zusätzliche SEO-Dienstleistungen an, um die Auffindbarkeit Ihrer Pressemitteilungen zu verbessern. Diese Dienste können zwischen 100 und 500 Euro pro Mitteilung kosten.
  5. Multimedia-Inhalte
    • Produktion von Bildern und Videos: Die Erstellung professioneller Multimedia-Inhalte kann zusätzliche Kosten verursachen. Für Fotoshootings oder Videoproduktionen können je nach Aufwand 500 bis 5000 Euro anfallen.
  6. Analyse- und Tracking-Tools
    • Analyse-Tools: Viele Plattformen bieten integrierte Analysefunktionen. Falls nicht inklusive, können solche Tools zwischen 100 und 1000 Euro pro Monat kosten.

8 abschließende Tipps für effektiven Presseversand

Neben den bereits erwähnten Aspekten gibt es mehrere wichtige Faktoren, die beim Presseversand berücksichtigt werden sollten, um die Effektivität und den Erfolg Ihrer PR-Kampagnen zu maximieren. Hier sind die wichtigsten Überlegungen und Best Practices für Sie zusammengefasst:

1. Zielgruppenanalyse und Personalisierung

Es ist entscheidend, Ihre Zielgruppe genau zu kennen. Dies bedeutet, dass Sie die Interessen und Bedürfnisse der Journalisten, Redakteure und Blogger, die Sie ansprechen möchten, verstehen. Eine gut segmentierte Medienliste ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitteilungen gezielt und personalisiert zu versenden, was die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion erhöht. Personalisierte Anreden und auf den Empfänger zugeschnittene Inhalte können die Öffnungs- und Veröffentlichungsraten signifikant verbessern.

2. Timing

Das richtige Timing kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Senden Sie Ihre Pressemitteilungen zu Zeiten, in denen Medienvertreter am ehesten verfügbar sind, in der Regel an Wochentagen am frühen Vormittag. Vermeiden Sie das Versenden von Mitteilungen am späten Freitag oder vor Feiertagen, da die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass sie gelesen werden.

3. Klarheit und Relevanz der Botschaft

Ihre Pressemitteilung sollte klar, prägnant und relevant sein. Vermeiden Sie überflüssige Informationen und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Eine starke Überschrift, ein informativer Teaser-Absatz und gut strukturierte Inhalte sind entscheidend, um das Interesse des Lesers zu wecken und zu halten. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitteilung eine eindeutige Nachricht oder eine spannende Geschichte enthält.

4. Einbindung von Multimedia

Multimedia-Inhalte wie Bilder, Videos und Infografiken können Ihre Pressemitteilung visuell ansprechender und informativer machen. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitteilung beachtet wird und bieten zusätzliche Informationen auf ansprechende Weise. Stellen Sie sicher, dass Ihre Multimedia-Inhalte von hoher Qualität und relevant sind.

5. Einhaltung von Formalitäten und Richtlinien

Achten Sie darauf, dass Ihre Pressemitteilung den formalen Anforderungen entspricht und professionell gestaltet ist. Dies umfasst die Einhaltung von Längenbeschränkungen, korrekte Rechtschreibung und Grammatik, sowie das Einfügen aller notwendigen Kontaktinformationen. Einige Medien haben spezifische Anforderungen, die beachtet werden sollten.

6. Nachhaltige Beziehungen aufbauen

Langfristige Beziehungen zu Journalisten und Medienkontakten sind wertvoll. Pflegen Sie diese Beziehungen durch regelmäßige, relevante und wertvolle Kommunikation, auch außerhalb von Pressemitteilungen. Ein persönlicher Kontakt und regelmäßige Updates können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre Nachrichten zukünftig beachtet werden.

7. Monitoring und Analyse

Überwachen und analysieren Sie die Ergebnisse Ihrer Presseversand-Aktionen. Nutzen Sie Tools und Dienste zur Medienüberwachung und Analyse, um zu sehen, wann und wo Ihre Pressemitteilungen veröffentlicht werden und wie sie aufgenommen werden. Analysieren Sie Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klicks und Medienerwähnungen, um den Erfolg Ihrer Kampagnen zu messen und zukünftige Strategien anzupassen.

8. Datenschutz und rechtliche Aspekte

Stellen Sie sicher, dass Sie alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten, insbesondere die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in der EU. Dies betrifft insbesondere den Umgang mit E-Mail-Adressen und anderen persönlichen Daten Ihrer Medienkontakte. Sorgen Sie dafür, dass Sie die erforderlichen Zustimmungen für den Versand Ihrer Mitteilungen haben.

Checkliste für Ihre Presseversand

Durch die Befolgung dieser Checkliste für die Vorbereitung und Durchführung des Presseversands können Sie sicherstellen, dass Ihre Pressemitteilungen gut vorbereitet, gezielt verbreitet und effektiv nachverfolgt werden, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen:

Vorbereitung

  1. Zielgruppenanalyse
    • Definieren Sie Ihre Zielgruppen (Journalisten, Redakteure, Blogger).
    • Erstellen Sie eine detaillierte Medienliste mit relevanten Kontakten.
  2. Themen und Inhalte
    • Bestimmen Sie die Hauptbotschaft Ihrer Pressemitteilung.
    • Sammeln Sie alle notwendigen Informationen und Daten.
    • Erstellen Sie ansprechende Multimedia-Inhalte (Bilder, Videos, Infografiken).
  3. Erstellung der Pressemitteilung
    • Verfassen Sie eine prägnante und informative Überschrift.
    • Schreiben Sie einen klaren und ansprechenden Lead-Absatz.
    • Strukturieren Sie den Text logisch und fügen Sie alle wichtigen Informationen hinzu.
    • Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
    • Fügen Sie relevante Zitate und Hintergrundinformationen hinzu.
  4. Suchmaschinenoptimierung (SEO)
    • Integrieren Sie relevante Schlüsselwörter in die Pressemitteilung.
    • Achten Sie auf eine gut strukturierte Formatierung (Überschriften, Absätze).
    • Fügen Sie Alt-Texte für Bilder hinzu.
  5. Einbindung von Multimedia
    • Wählen Sie hochauflösende Bilder und relevante Videos aus.
    • Stellen Sie sicher, dass alle Multimedia-Inhalte korrekt eingebettet sind.

Durchführung

  1. Auswahl der Verbreitungskanäle
    • Wählen Sie geeignete Plattformen und Dienste für den Versand.
    • Segmentieren Sie Ihre Medienliste nach Relevanz und Zielgruppen.
  2. Personalisierung und Versand
    • Personalisieren Sie nach Möglichkeit die Anrede und Inhalte für jeden Empfänger.
    • Fügen Sie klare Kontaktinformationen hinzu (Name, E-Mail, Telefonnummer).
    • Versenden Sie die Pressemitteilung zu einem optimalen Zeitpunkt (Wochentag, Uhrzeit).
  3. Nachverfolgung und Follow-Up
    • Überprüfen Sie die Versandbestätigungen und Öffnungsraten.
    • Führen Sie ein freundliches Follow-Up per E-Mail oder Telefon durch.
    • Seien Sie bereit, zusätzliche Informationen oder Interviews anzubieten.

Nachbereitung

  1. Monitoring und Analyse
    • Nutzen Sie Analyse-Tools, um die Leistung Ihrer Pressemitteilung zu überwachen.
    • Sammeln Sie Daten zu Öffnungsraten, Klicks und Medienerwähnungen.
    • Erstellen Sie Berichte zur Auswertung der Ergebnisse.
  2. Dokumentation und Feedback
    • Dokumentieren Sie alle Medienveröffentlichungen und Berichterstattungen.
    • Sammeln Sie Feedback von Medienvertretern und internen Teams.
    • Notieren Sie erfolgreiche Strategien und Verbesserungspotentiale.
  3. Pflege der Medienkontakte
    • Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Medienliste.
    • Pflegen Sie langfristige Beziehungen zu Journalisten und Medienvertretern.
    • Halten Sie regelmäßigen Kontakt und bieten Sie exklusive Inhalte an.
  4. Anpassung der Strategien
    • Passen Sie Ihre Presseversand-Strategien basierend auf den gesammelten Daten und Feedback an.
    • Optimieren Sie kontinuierlich Ihre Inhalte und Verbreitungskanäle.

 

Kostenlos und unverbindlich testen

PRESSEVERTEILER TESTEN
Während der 14-tägigen Testphase versenden Sie kostenlos: 2 x Pressemitteilung. Versandreport jeweils kostenlos. Keine automatische Verlängerung, keine Verpflichtungen!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Du kannst unter Pseudonym kommentieren. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Ja, ich willige ein, dass meine E-Mail und IP-Adresse aus Haftungs- und Sicherheitsgründen gespeichert werden. Die Einwilligung ist jederzeit widerruflich und erfolgt entsprechend der Datenschutzerklärung des Anbieters.