Jeder kennt das: man liest die Vorankündigung für eine Veranstaltung oder eine Aktion, die noch in weiter Ferne liegt, und denkt bei sich: „Wie kann man denn jetzt schon auf eine solche Veranstaltung hinweisen?“ Insbesondere treten solche Gedanken bei massiven jahreszeitlichen Veränderungen auf, etwa im August bei der Ankündigung eines Weihnachtsbaumverkaufs oder im Januar bei der Vorankündigung eines Osterbasars. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, eine Pressemitteilung bezüglich einer Veranstaltung oder einer Aktion zu veröffentlichen?
Pressemitteilung: Veranstaltungen rechtzeitig mitteilen
Monate vorher bereits auf eine Veranstaltung hinzuweisen, ist etwas verfrüht. Ausnahmen bilden hierbei Reisen, Ferienpassmaßnahmen, Konzerte und andere öffentliche Großveranstaltungen, bei denen zu vermuten ist, dass benötigte (Eintritts-) Karten schnellstens ausverkauft sein werden. Für derartige Veranstaltungen kann durchaus Monate vorher in Pressetexten geworben werden – für alle anderen gilt: einen Zeitpunkt auswählen, der zwar zum einen nicht in so weiter Ferne liegt, dass etwaige Interessenten noch gar nicht so weit im Voraus planen, zum anderen aber auch nicht so kurzfristig stattfindet, dass die Interessenten wiederum schon etwas anderes vorhaben. In der Regel ist ein Zeitpunkt von 4-6 Wochen vor Beginn der Veranstaltung/Aktion optimal.
Pressemitteilung: Mehrfach auf Veranstaltungen hinweisen
Nun ist es aber nicht so, dass eine einmalige Pressemitteilung ausreichend ist, um auf eine bestimmte Veranstaltung oder Aktion hinzuweisen. Es muss immer davon ausgegangen werden, dass nicht jeder diese Mitteilung liest beziehungsweise sie in Erinnerung behält. Um eine rege Teilnahme an der Veranstaltung zu gewährleisten, muss daher diese Mitteilung wiederholt werden. Ein günstiger Zeitpunkt hierfür ist eine Woche vor der Veranstaltung, sowie am Veranstaltungstag selbst (beziehungsweise an deren Vortag, falls sie an einem Sonntag stattfindet).
Pressemitteilung: Wiederholungen vermeiden
Ein wiederholter Hinweis auf eine bestimmte Veranstaltung/Aktion ist nicht gleichbedeutend mit der Wiederholung des genauen Wortlauts der Pressemitteilung. Nicht nur, dass ein solches Procedere für den Leser langweilig ist und somit häufig ignoriert werden kann; es entsteht auch der Eindruck der Nachlässigkeit. Besser ist es, in der ersten Pressemitteilung auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen und diese ganz konkret und detailliert erläutern. Die zweite Pressemitteilung kann dann etwas kürzer und weniger detailliert erfolgen, während als letzte ein Zweizeiler genügt, der nur den Hinweis auf besagte Veranstaltung enthält. Ebenso ist es ratsam, zusammen mit der zweiten oder letzten Pressemitteilung eine Werbeanzeige zu schalten, die zusätzlich explizit auf die Veranstaltung aufmerksam macht.
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