Fehler beim Versenden von Pressetexten per Email – und wie man sie vermeiden kann

Neben der Einsetzung von Pressemitteilungen in Presseportale ist auch deren Versand per Email an diverse Redaktionen von Vorteil. Dabei ist es von Nutzen, wenn das Unternehmen bereits einen festen Ansprechpartner in der Redaktion hat, dem er seine Texte immer zukommen lässt. Eine persönliche Kontaktadresse („Redakteur XY“) ist immer schöner als eine allgemeine („Redaktion der Zeitung XY“).

Doch unerheblich ob persönlich oder allgemein verschickt, es gibt Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten:

• Verteilerangabe in der Email. Es gibt viele Unternehmen, die ihre Pressemitteilungen an diverse Redaktionen verschicken – und dies auch ungeniert in der Verteilerzeile „cc“ (carbon copy) kundtun. Damit haben sich ihre Chancen erhöht, dass ihre Texte nicht besonders gerne oder gar nicht veröffentlicht werden. Eine Verteilerangabe ist nicht nur ein Zeichen von Unprofessionalität, sondern macht auch alle anderen Adressen teilöffentlich – ein Procedere, welches nicht gerne gesehen wird. Von daher sollte man die Empfänger auf die Outlookfunktion „bcc“ (blind carbon copy) setzen, die dafür sorgt, dass Verteilerlisten den Empfängern nicht übermittelt werden. Negativ hierbei ist allerdings, dass einige Spamfilter Mails, die per bcc versandt wurden, als Spam bewerten und automatisch in den Papierkorb legen. Von daher – auch wenn es umständlich ist – besser den Text an jede Redaktion einzeln versenden.
• Betreffzeile korrekt ausfüllen. Häufig wird der Fehler begangen, bereits mit der Betreffzeile den Redakteur ein wenig abzuschrecken. Paradebeispiele hierfür sind Betreffs wie „Top-Meldung des Tages“, „Wichtige Meldung vom…“ oder „das wichtigste Ereignis am…“. Ein Redakteur wird mit Hunderten solcher Mails täglich bombardiert – wo soll er denn anfangen zu selektieren? Besser also, das Thema, welches in der Pressemitteilung behandelt wird, direkt in die Betreffzeile setzen: „Firma XY stellt am … ihr neuestes Modell vor – Pressemitteilung vom…“. Dies wirkt nicht nur professionell, sondern vereinfacht auch dem Redakteur seine Vorabauswahl.
• Anhänge. Nicht selten werden Pressemitteilungen als Emailanhang im PDF- oder Wordformat versendet; ohne Themenangabe, nur mit einem Hinweis auf diesen Anhang. Dies ist unbedingt zu vermeiden. Warum so umständlich? Viel einfacher – auch für den Redakteur – ist es, den Pressetext direkt in die Email zu kopieren. So kann er sofort gelesen und gegebenfalls vom Redakteur in das Presseerzeugnis gesetzt werden. Ausnahmen bilden lediglich Graphiken beziehungsweise Bilder; diese können – sofern sie die entsprechende Dateigröße besitzen – als Anhang gesendet werden. Aber bitte den Emailempfänger darauf hinweisen!

Tipp: Eine Mail immer mit dem Hinweis darauf beenden, dass das Unternehmen gerne zu einem Interview bereit sei. Festen Ansprechpartner nicht vergessen!

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