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Kostenlose Studie über E-Mail-Nutzung im Chefsekretariat veröffentlicht

SofTrust-Studie zum Umgang mit E-Mail im Sekretariat

Kaum ein Berufsstand wurde derart von der elektronischen Kommunikation betroffen wie der der Sekretärinnen. Eine Studie zeigt, wie Sekretärinnen aktuell E-Mail nutzen.

Pullach, 27.6.2016. Im Mai 2016 befragte SofTrust Consulting stichprobenartig Sekretärinnen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihrer E-Mail-Nutzung. Die Kurzstudie ist beim E-Communication-Spezialisten nunmehr bei SofTrust Consulting kostenlos herunterladbar.

Die Interviews mit den Chefsekretärinnen der ersten und zweiten Unternehmensebene ergaben, dass nahezu alle Sekretärinnen (97 Prozent) E-Mail nach wie vor als das mit Abstand wichtigste Kommunikationsmittel betrachten. An zweiter Stelle wurde das Telefon genannt. Obwohl 56 Prozent der Interviewten im Unternehmen bereits über soziale Netzwerke verfügen, spielt diese Art der Kommunikation für alle Interviewten eine untergeordnete Rolle.

Durchschnittlich sichtet jede Sekretärin 2,13 Postfächer. In ihrem eigenen Postfach gehen täglich durchschnittlich 40 Eingangs-E-Mails ein. Jene Postfächer, die sie zusätzlich sichten muss, erhalten deutlich mehr E-Mails - nämlich 82 E-Mails pro Postfach und Tag.

Überraschend ist, dass 31 Prozent aller interviewten Sekretärinnen einzig und alleine ihr eigenes E-Mail-Postfach sichten. Damit gehört für nahezu jede dritte Assistenzkraft die Unterstützung ihres Chefs bei der E-Mail-Bearbeitung nicht mehr zum Jobprofil.

Die Sekretärinnen organisieren ihre Arbeit um das E-Mail-System herum. Nahezu alle Sekretärinnen haben den E-Mail-Client ständig geöffnet. 63 Prozent der Befragten unterbrechen sofort ihre Arbeit wenn eine neue E-Mail eintrifft, um diese zu lesen. Weitere 19 Prozent schauen öfters als 20 Mal pro Tag nach neuen E-Mails. E-Mail taktet also die Arbeit. Lediglich 6 Prozent der Befragten sichten den Posteingang seltener als 11 Mal pro Tag.

Einen großen Einfluss auf die E-Mail-Bearbeitung hat das Geschlecht des bzw. der Vorgesetzten. Sekretärinnen von männlichen Chefs erhalten im Durchschnitt mehr E-Mails, schreiben mehr E-Mails und sichten öfters E-Mails als ihre Kolleginnen, die für Frauen arbeiten.
Die Studie "E-Mail-Nutzung in Chefsekretariaten" kann bei SofTrust Consulting unter folgendem Link kostenlos abgerufen werden: kostenlose Studie
http://www.softrust.com/Studie_E-Mail_in_Chefsekretariaten