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Herausforderungen der englischen Sprache am Telefon

Seminarraum bei ABLE

Zunächst einmal ein paar Ratschläge zur optimalen Vorbereitung Ihrer Telefonate in Business English:

Legen Sie sich alles Wichtige zurecht

Zunächst einmal gehen Sie nicht unvorbereitet in das Gespräch, sammeln Sie all die Unterlagen und sonstigen Dinge, wie Kalender, Telefonnummern und dergleichen, damit Sie nicht während der Unterhaltung danach suchen müssen. Vergessen Sie nicht auf einen funktionierenden Kugelschreiber und ausreichend Papier, um Notizen verfassen zu können.

Vergessen Sie nicht das Buchstabieralphabet

Hängen Sie das über Ihren Schreibtisch, so haben Sie es auch bei unerwarteten Anrufen in der englischen Bürokommunikation zur Hand. In Großbritannien ist das britische Buchstabieralphabet gebräuchlich, im amerikanischen Sprachraum wird oft das NATO-Alphabet verwendet.

Lärm stört

Achten Sie auf eine ruhige Umgebung in ihrer englischen Bürokommunikation. Ist ein Gespräch schon in der Muttersprache schwierig, wenn der Kollege daneben sich lautstark am Telefon unterhält, lenkt dies noch mehr im Business English ab. Wenn möglich, schließen Sie die Tür zu Ihrem Büro und geben Sie den anderen Mitarbeitern Bescheid, dass Sie nicht gestört werden wollen.

Vereinbaren Sie einen passenden Termin

Stellen Sie sicher, dass der Gesprächspartner und auch Sie für die Unterhaltung ausreichend Zeit aufbringen können, denn nichts ist störender in der englischen Bürokommunikation als ein Anruf zu einem unpassenden Zeitpunkt. Vereinbaren Sie den Telefontermin am besten vorab per E-Mail und legen Sie einen ungefähren Zeitrahmen fest. Denken Sie an mögliche Zeitverschiebungen – Ihr Telefonpartner könnte sich in einer anderen Zeitzone mit unterschiedlichen Bürozeiten und Mittagspausen befinden.

Bereiten Sie den Inhalt und die Ziele vor

Überlegen Sie vor dem Anruf, was Sie erreichen wollen. Halten Sie Ihre Ziele und wichtige Punkte, die Sie erörtern wollen, in Business English auf Papier fest. Schreiben Sie besondere Fachausdrücke nieder, damit Sie diese zum gegebenen Zeitpunkt bei der Hand haben. Gehen Sie mögliche Probleme und Einwände Ihres Gesprächspartners in Gedanken durch und entwickeln Sie dafür entsprechende Argumentationsstrategien in Business English.

Bewahren Sie Ruhe

Seien Sie nicht nervös. Falls Sie aufgeregt sind, atmen Sie vor dem Anruf durch und visualisieren Sie den Ablauf des Telefongesprächs. Setzen Sie sich aufrecht hin und lächeln Sie – und dann greifen Sie zum Hörer.