Aktuelle Pressemitteilungen

Bildung/Beruf/Weiterbildung

Büroorganisation leicht gemacht: Tipps für mehr Ordnung im Büro

Alles griffbereit: Ordnung im Schreibtisch spart Zeit.

Sie öffnen den Aktenordner und die Sucherei geht los? Sie haben den Überblick auf dem Schreibtisch verloren? Dann sollten Sie die Tipps von Viola Frehse für effiziente Büroorganisation beherzigen.

Eine kleine Rechnung mit großem Aha-Effekt: Wer an jedem Arbeitstag eine halbe Stunde mit dem Suchen von Unterlagen etc. verbringt, vergeudet im Monat 10 Stunden. Diese Zeit kann gewinnbringender genutzt werden! Wie mehr Ordnung ins Büro einziehen kann, verrät Viola Frehse, Expertin für Büroorganisation.

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen Utopie. In der Praxis sammeln sich Ordner mit den unterschiedlichsten Inhalten, wie Rechnungen und Schriftverkehr, an. Nicht sofort wegsortierte Papiere türmen sich schnell zu Stapeln. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los. "Ein schlecht organisierter Arbeitsplatz raubt Zeit, kostet Geld und verursacht unnötigen Stress", weiß Viola Frehse, Inhaberin von Vioeasy - Bürostruktur mit Konzept, in Hamburg. Und sie gibt - aufgrund der "Problemfälle", die ihr immer wieder begegnen - leicht umsetzbare Tipps für mehr Ordnung im Büro.

Übersicht auf dem Schreibtisch
Sieht der Schreibtisch aus wie die Auslage eines Gemischtwarenhändlers, gibt es eine einfache Übung, um wieder freie Sicht auf das Wesentliche zu erlangen.
Abends alle Büromaterialien vom Schreibtisch in einen Karton legen.
Am nächsten Tag jedes Hilfsmittel erst aus dem Karton nehmen, wenn es benötigt wird.
Alles, was abends wieder auf dem Schreibtisch liegt, hat dort auch seine Berechtigung. Alles andere wird in Schubladen und Schränke sortiert oder entsorgt.

Ordnung in Schreibtischschubladen
Alle Schubladen komplett ausräumen und den Inhalt konsequent sortieren.
Müll gleich entsorgen. Dazu gehören defekte Dinge genauso wie Visitenkarten von Leuten, an die sich niemand mehr erinnert.
Büromaterial, das hier nur auf Vorrat lagert, zurück ins Büromaterial-Depot legen.
Alles andere wird wieder sorgfältig mit Unterteilern in die Schublade geräumt. So hat alles seinen Platz und fliegt nicht gleich wieder durcheinander.
Und das Beste: Wenn alles griffbereit liegt, wird in Zukunft keine Zeit mehr mit dem Suchen vergeudet.

Durchblick für die Ordner
Schlecht beschriftete Aktenordner kosten doppelt Zeit: beim Suchen einer Info und bei der Ablage. Daher die Ordner in verschiedene Bereiche unterteilen. Jede Rubrik, jeder Kunden werden jeweils mit einer anderen Farbe versehen - hierfür Ordner oder Ordneretiketten mit unterschiedlichen Farben nutzen.
Die Ordner anschließend übersichtlich beschriften.
Zu guter Letzt werden die Ordner farblich geordnet in das Regal oder den Schrank einsortiert.

Perfekte Sortierung im Ordner
Ordner haben, wie der Name schon sagt, die Aufgabe Papiere und Dokumente zu ordnen. Doch auch hier kann ein fröhliches Durcheinander herrschen. Eine echte Lösung für mehr Übersichtlichkeit bieten Register und Trennstreifen. Trennstreifen sind farbige Querstreifen, die breiter als DIN A4 sind. Werden sie zwischen das Schriftgut eingeheftet, ragen sie seitlich hervor. Bei bis zu fünf verschiedenen Rubriken sind die Streifen ein wunderbares Hilfsmittel für mehr Übersichtlichkeit. Liegen mehr Rubriken vor, sollte ein Register genutzt werden. Register gibt es aus Pappe oder Kunststoff und in den Varianten Januar bis Dezember bzw. 1-12, 1-31, 1-10, 1-20 oder A-Z. Der Vorteil der Register: Sie können den Ordner direkt an der zuständigen Stelle öffnen und lästiges Suchen entfällt.
Ganz wichtig: Jeder Ordner erhält ein beschriftetes Deckblatt passend zum Register. Hierauf ist nachzulesen, was sich wo im Ordner befindet.

Weitere Infos und Tipps unter: www.vioeasy.de